第六讲 时间管理降龙18掌（下）
七、有效规划—不随心所欲
不要随心所欲，应将注意力聚焦于最重要的任务，首先完成最重要的工作安排，分批处理一些小任务，不要让干扰和突发事件主宰自己的时间，上午不要工作得太晚，早一点开始工作，按时下班。
对于职业经理人而言，如果的确是有突发事件要加班处理，属于情理之中，但经常加班加点不是好习惯。有的人把加班当成一种习惯，这只能导致形式主义，只能使得工作效率低下、没有热情、没有激情，使工作成为累赘、成为负担，这样的工作很难创造价值。
【案例1】
比老板下班晚的员工
某单位在5点钟下班后，所有的员工都没走。但这些员工在办公室里并没有什么事情可做，大家只是静静待着。当别人问他们为什么不下班，他们回答说有事要加一会班。其实真正的原因是他们的老板还没有下班，老板在办公室里还没走，他们就感觉不好意思走。老板不下班，员工就不能下班，因为怕被老板看到后认为不敬业、不努力。当老板一走，所有的员工都一个一个走光了。
点评：这样的公司考评绩效是凭什么进行的？凭老板的印象还是凭员工的工作效果？如果一切以老板的感觉来定，按论资排辈来确定，工作时间不干活，晃晃悠悠，下班之后开始加班，混点加班费，而且这样的行为还让上司感觉到此人很努力，这样的工作、这样的企业就不可能取得绩效。
【案例2】
CMS的管理制度
CMS规定，如果某位员工每个礼拜加班超过3天，而且没有申请免费加班，公司会对其进行罚款。CMS公司认为如果公司不需要员工加班，而员工要加班，说明员工的工作效率太差，也说明这个员工的个人能力很差，不能胜任公司的工作。
CMS公司的总裁到下面的机构视察，发现晚上9点钟办公楼还灯火通明，一个员工在电脑前打字，他就问是怎么回事。别人回答这是连续3年的优秀员工，每天都加班到9点钟，他很勤奋努力，非常敬业，是这个部门最优秀的员工。总裁找来了这位员工的部门经理，问这个员工为什么每天要加班到9点钟，部门经理说，“这个员工的打字很慢，其他员工打字速度很快，5点钟就下班了，这个员工每天晚上9点钟才能打完，3年以来一直如此。大家看他很勤奋，每年都评他为优秀员工。”
因为这一个人的加班，整个办公楼的系统要给他开着，中央空调开着，所有的灯开着，而他加班的根本原因是自己技能不合格，这样的加班耗费了很大的成本，于是总裁立即将这名员工调到了别的部门。
几乎所有的公司，尤其是民营企业，提倡员工加班，而有些公司反对员工加班，这就是不同的企业文化价值观。只有好的价值观，才能让整个单位健康发展，才能让单位走可持续发展的道路，才能激发员工的工作热情，创造巨大的价值。
在每周的工作中，周一早晨最重要，在周一的上午不应该安排会议，包括电话会议。周一的上午要做最重要的工作，尤其是重要且紧急的工作，合理的安排周一的早晨是一周工作取得成效的关键。
很多单位喜欢在礼拜一或者礼拜五安排会议，结果第一天工作开始，大堆的工作任务被搁置，电话响个不停，会影响会议的质量，也影响员工整天的工作。同时，礼拜五下午不能开会，礼拜五下午每个人都心猿意马，准备过周末，所谓“身在曹营心在汉”，会议的结果可想而知。所以不随心所欲，要有效规划就要做到以下几个方面：
注重聚焦于重要任务，首先完成；
围绕要项安排工作，分批处理小任务，不要被干扰和突发事件主宰；
不要工作得太晚；及早开始，按时下班；
周一早晨最重要，不要安排见面或电话会议。
八、轻重有别—急事急办
对于事情的处理要分轻重缓急，急事急办，不能让简单的、容易的、喜欢的、花时间少的工作占据日程安排，只有聚焦于有价值的事件，处理好B类重要事件，时间管理才能节奏和谐，工作也才能得心应手。具体要做到：
分别轻重缓急的次序；
辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间少的事件；
聚焦于目标和价值。
九、沟通细节—不粗枝大叶
讲究沟通的技巧，在沟通的时候，一定要按照5W1H的原则进行，了解清楚是什么原因、什么人、什么事、何时、何地、要采取什么样的做法。
要像交通警察一样控制任务流。当交通很拥堵的时候，交通警察一定会做一个缓和，先让某一方向停车，让另一方向走，等这边走得差不多时再停住，然后让对面再走，在沟通中，也要使用这种软着陆的策略。
【案例】
木板上钉钉子
柳传志说在一个木板上钉四个钉子的时候，不可以先把一个钉子钉进去，通常的方法是把一个钉子敲两下，然后把对角线方向的钉子敲两下，再把另外两个方向的钉子敲两下。也即要把所有钉子都敲两下，通过这样不停循环敲击，始终保持所有的钉子和木板的平衡，才能把钉子顺利钉入木板。
控制任务流，要把任务全部写下来，把期限设下来，在发布任务和会议沟通的时候要使用多媒介，不仅要靠电话，还要发传真、发Email。面对面沟通的时候，也要依靠一些书面的媒介，不断反馈和确认，同时要做进度的追踪、检查和控制。综上所述，沟通的细节包括以下几个方面：
◆ 接受任务时的5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等；
◆ 控制任务流，向交通警察学习；
◆ 写下任务，圈出最后期限，信守承诺；
◆ 发布任务时、使用多媒介，反馈确认；
◆ 保持适当的进度和追踪控制。
十、专心致志—不多头并举
专心致志，一次只做一件事，不要多头并举、齐头并进。多头并举的结果往往是目标分散、效率低下。一颗子弹只能瞄准一个目标，如果要同时打5个目标，结果会什么目标也打不中。例如电脑同时打开很多软件后，资源会耗竭，而所有的软件可能都无法运行，这样就导致电脑的死机卡壳。同样，上网时同时打开20多个网页，网速就会越来越慢。
美国人常说的“在一英寸的地方，深挖一英里”就叫聚焦。不要广种薄收，而要精耕细作。多头任务并举的时候，肯定只能先做成一件。这时，就需要与上级做沟通，把任务的理由和原因列下来，把重要程度列下来，然后提一个方案，列出优先顺序，逐步完成。具体要做到：
◆ 多头并举的结果是目标分散、效率低下，会弄糟事情，好像电脑死机一样；
◆ 聚焦于目标不放松，离现实越近；
◆ 在一英寸的地方，深挖一英里；
◆ 多头任务并举时思考：接收的原因、重要程度，征求老板意见。
十一、合理分配—不加班加点
合理分配，而不要轻易加班加点。每天的日工作表当中的计划任务要做一个统筹安排，要很好地利用时间，在合适的时间完成合适的任务。任务要进行分类，进行合并同类项，做一些筛选，可以把部分工作合并在一起，也可以把部分工作暂时放一放，甚至对部分工作可以进行删除以节约时间。一定要做深入的分析，让上午取得最大工作效益，好好利用自己的时间巅峰。具体而言，体现在以下几个方面：
◆ 一日之计在于晨，一年之计在于春；
◆ 检查日表中的任务，再统筹协调安排；
◆ 能否最大限度地利用好时间，是否在合适的时间完成合适的任务；
◆ 分析任务并归类：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、可以合并的；
◆ 上午是可以取得最大工作效益的时机。
十二、清理桌面—先工作后整理
清理桌面的原则是先工作后整理，而不是先整理后工作。把近期的文件列出来，专注于当前的文件，并用红色的标签标出当前的文件，上面写上ING，意思就是正在进行中的工作，是目前最需要做的工作，正在处理的工作。对于未来可能需要用的一些文件，也要把它们列出来，用另外一个蓝色的标签标记出来。
在办公桌上醒目的地方，要摆上时钟，而且自己一定要戴手表，设定时间期限。很多的经理人不喜欢戴手表，但现代时间管理要求大家一定要戴手表，在办公桌上放一个台钟，是为了适应时间管理的需要，可以把它拨快2分钟，树立一个事事提前的时间概念。
对于文具也要归类，不能让笔筒里面有橡皮三五个，水笔一大堆，要将够一个月用的文具放入其中，留出适当备用，成堆的文具只能让人感觉凌乱不堪，同样，日用品不能放置太多，但是也不要太少。具体而言，要做到以下几点：
◆ 只保留近期文件，要专注于当前的文件，包括正在处理的和未来四周内需要使用的文件；
◆ 清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品；
◆ 在醒目的地方摆上时钟、戴上手表、设定时限，建立时间观念；
◆ 归类文具于一处，足够一月使用即可。
十三、办公室5S—不乱成一堆
依照办公室整理的5S，进行“整理、整顿、清扫、清洁、素养”，对办公室的文档和电脑中的文档，一般分为7～10类，按照这样的分类将每一个文档归档，分类不要太多，太多了就容易导致分类混乱，也不宜太少，分类太少每个大类中就可能存在很多归档模糊的文档。
文档的归类和团队管理一样，好的团队一般管7～10个人，极限是15人，而低于5人的团队缺乏潜力。常用的文档也是分为7～10类，例如常用信息、即刻行动、当前的项目、日常的工作、例行工作、客户工作、有待解决的问题、委托他人等，要把不同分类的文档标签标清楚，使用不同的文件夹。在文件夹里面，子页应该适当，不要太多，也不要太少。每个大文件夹可分成若干个小文件夹，每个文件夹也要做彩色的标签，这样就会一目了然。
办公桌的桌面上只放当前所需要的东西，每天上午下班前先简单整理一下，在下午下班前再用5分钟系统地整理一下，而且一直坚持这样的整理习惯，不要一个月整理一次。也就是要做到以下几点：
◆ 整理、整顿、清扫、清洁、素养；
◆ 分类一般为7～10个文挡，标准适当宽些，分为常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等；
◆ 文件夹纸页适当，把大文件夹分成若干个小文件夹，文件夹用彩色标签标注，能用彩色文件夹更好；
◆ 桌面上只放工作必需的东西，每天整理一点点，每天清理办公桌，收好文档，掌控一切。
十四、减少干扰—不随叫随到
随叫随到是永远对别人开放的时间管理，不利于减少自己的干扰，每个人都不应随时随刻地等着别人的干扰。作为管理者，每天上午要至少三次去询问自己的团队成员，有没有什么问题，或者需要做点什么，看到他们的次数越多，他们找自己的次数就越少。而且一定要加强他们的计划性，要做一些走动式管理。当然也要对时间进行约定，告诉员工，有紧急的事情找自己，除非突发事件，一般的情形找最好应是到了什么阶段做什么阶段的事。
大家都有事先的约定，干扰就会降到最小程度。一般而言，每次干扰会耗费6～7分钟，而干扰结束后，需要4～5分钟才能恢复到先前的工作状态，所以任何人的任何事被干扰后，工作的注意力都会被分散。
减少干扰的另一些办法是转换自己桌椅板凳的方位，把多余的椅子拿掉，关闭房门，在门外挂免进牌，躲进无人的小会议室或者办公室，分析干扰事件，把它们分为重要性、紧急性和无必要性的问题，对于近期干扰频率、程度以及减少的方法要做出分析，然后针对分析结果，设计自己的策略来减少干扰。综上所述，减少干扰，要做到：
◆ 每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要我做什么，他们看到你的次数越多，进入你的办公室的次数就会越少；
◆ 干扰会耗去6～9分钟，再需要4～5分钟的恢复，打搅三次后，专注力会分散；
◆ 转换桌椅方位，把多余椅子拿走，关闭房门，挂免进牌，躲进无人办公室；
◆ 分析干扰事件，分为紧急、重要、必要性等；
◆ 近期干扰的频率、程度、减少方法等。
十五、管理邮件—不受制于它
管理邮件是时间管理的高科技化所带来的。电子邮件也不是随时来就随时处理，如果这样的话，管理者就会很被动，就永远要等候着处理自己的邮件。因此，管理者正确的做法是在一天中设定专门的时间段去处理邮件，一般的建议是中午吃饭前、下午下班前来处理邮件，大概留15～30分钟。但是对于邮件也要做一个重要性的分析和把握。例如上午吃饭前15～20分钟，处理非常重要的邮件可能处理不完，所以这15分钟只能把垃圾文件、无聊的内容等通通扔到垃圾桶；对于简要的问题做快速的回复，然后留下重要的；一时不能够马上回复的邮件，留在下午下班前专门处理。
随着科技的不断发展，随时邮等业务陆续被开通，当管理者有邮件来了以后，马上就会有短信息发到手机电话上，结果管理者看到手机电话，心里就开始不安分，这种心理暗示就会让管理者马上去打开邮箱查看邮件，这实际上是制造了更多的干扰。管理者只要保证每天能够收发一次邮件就可以了，没有必要随时随刻待命，否则就会受制于它而浪费无数的时间。
对于Email的管理，可以建立二级文件夹，设置一些过滤器。善用附件，不要总是在信里面写很多东西。要认真简洁地处理邮件，每天利用15～30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理其他的任务。具体而言要做到：
◆ 初次看到邮件要即刻处理，先浏览一遍，删除垃圾文件、无聊内容，再回应重要的内容；
◆ 专时处理，关闭邮件提醒功能，用电话及时回复可保护私密性，建立二级文件夹，设置过滤器拦截垃圾信息；
◆ 善用附件，认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话；
◆ 利用15～30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理其他的任务。
十六、管理电话—不随意接打
电话的管理就是不可以任意接打电话。任意地打电话和任意地接电话都是浪费时间的元凶。接到来电，要鼓励对方尽快进入主题，不断询问对方真实的意图和想法。常常会听到有一些像小孩子的年轻人，打过电话来总是说“猜猜我是谁”，这时候要果断地说“对不起，我猜不出来，请问你是谁”，要尽快地切入主题，并把每一次电话通话的时间压缩到最短。
通过分析一周的电话记录，可以把某些电话进行授权，例如自己不在的时候，把电话交给别人处理。回复电话的时候要说，“我能为您做一些什么，我能帮您什么忙吗”，自己需要注意回避的时候，一定要让有关的人员知道，回避到哪里去了，以便有紧急的事情可以找到自己。在特定的时间，例如在中午之前批量回复电话，保证其他的时间能安心处理非常重要的工作而不被打断。综上所述，管理电话要做到：
◆ 鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电；
◆ 分析一周的电话记录，是否必要回电、授权、缩短电话时间；
◆ 回复电话时问“我能为你做些什么”；
◆ 让人们知道去哪里找你，留出回电的时间，在特定时间—中午前批量回复电话。
十七、充分授权—不事必躬亲
要充分授权，没有必要事必躬亲。要集中精力，聚焦于目标，提高工作效率。授权能够培养和激励员工，要明确什么样的任务可以授权，要分析授权的风险、任务、职责，授权对员工的兴趣、能力和他的空余时间等也要有所了解。
授权以后不等于授责，还要不断监督，控制被授权者的进度，保证任务最后能真正顺利完成。具体而言要做到：
◆ 集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队，能培养和激励员工；
◆ 分析任务的风险、价值、职责，员工的能力是否匹配等；
◆ 选择合适的人选进行授权，并提供支持；
◆ 监督控制进度和品质，做结果考核、正面强化、建设性反馈问题。
十八、管理会议—不再文山会海
微软公司管理会议有“简单管理三法”，即第一不要随便发文，要多用小便签；第二不要随便开会，要到桌边讨论，到某一个经理的办公室去讨论；第三不允许坐着说话，要站着说话。也就是不随便发文、不随便开会、不坐下来讨论，一定要找到高效率的方式方法和有充足的理由时才开会。
现在很多单位开例会，有周例会、月例会、年例会等，年底大家都要聚餐一次，有时纯粹是为了开会而开会，所以开会的成本很高。如果必须要开会，条件许可的情况下，不如使用视频技术，借助邮件，或者开电话会议，更省时间。
会议一般要控制在90分钟以内，让每一个人都做好充分准备，开会的理由、整个的会议议程、每个人发问的方式和时间都要控制好，只有这样，会议管理才能取得成效。具体而言要做到：
◆ 有理由才开会，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论；
◆ 开会的成本很高，能用邮件代替的就用邮件方式；
◆ 与会者、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等事先准备好，会议时间要控制在90分钟内；
◆ 知道自己参加会议的理由和作用，可以委派别人参加、或以其他方式提供信息、只参加会议的一部分，下午开会较好，不要机械地定整点。
【自检3-1】
研讨如何提高会议的效率
1．平时您所参加的会议存在那些问题?
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2．下一次会议的主题和议题是什么?
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3．如何快速有效地完成该次会议?会议应该用多长时间？
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4．希望达成什么样的结果?
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见参考答案3-1
综上所述，管理好时间，一定要讲究方法，时间就是金钱，重视每一天的时间价值，管理者才能够家庭幸福，事业成功。管理者一定要认识到：
昨天—过期支票；
明天—期票；
今天—现金。
在时间管理中，管理者要承诺自己：
日清日新，每日进步；
每天计划，每周检讨；
决不拖延，马上行动；
只做最重要的事情。
【自检3-2】
如何避免分心？
1．如何处理电话才不会打扰您的工作?
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2．用什么样的方式让您有安静的时间不被打扰?
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3．您的工作环境如何布局能防止您被打扰?
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见参考答案3-2
【自检3-3】
请写出自己的两点最深的体会和收获：
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请写出自己两点今后的行动和措施：
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