领导者管理时间的艺术(2010-11-01 14:30:33)
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文化
分类： 政经类版块
文/张勇
时间在现代社会已成为一种有限的资源,对于领导者而言,就应该像对待土地、矿产、资金、人才一样做好时间的使用规划。
时间是人生最宝贵的一种资源,也是一种很有限的资源。对于领导者来说,每天要处理大大小小各种事务,工作任务与工作时间之间的矛盾就显得更为突出。
有些领导工作起来常常打乱仗,忙得晕头转向,顾东顾不了西,还需要搭上不少陪家人以及休闲娱乐的时间,就这还是觉得时间不够用,有一大堆的事等着处理,常为此焦虑、失眠。不少领导抱怨:由于陷入各种繁琐的事务和应酬,感到时间不够用,精力跟不上,每天处于疲于应付的状态。
上述这些状态引出领导艺术中的一个现实课题:如何运用领导工作有关原理,有效地管理和使用时间?提高工作效率?
做时间规划,更要做领导该做的事
时间在现代社会里已成为一种有限的资源,对于领导者而言,就应该像对待土地、矿产、资金、人才一样做好时间的使用规划。
前苏联生物学家柳比歇夫,一生严格统计自己的时间,创造了独特的“时间统计法”,实际上就是一种时间规划。他从26岁开始,直到82岁逝世,56年如一日,天天一丝不苟地记录当天时间的支出状况。他每晚统计时间消耗,月度有小结,年底有总结,使时间的浪费降低到最低限度。有一年,他计划完成中心工作(写作、研究)和例行工作(看参考书、做笔记、写信)一共用570小时,实行结果用去了564.5小时,误差仅为1%,可见他的时间规划、时间管理已达到何等精确、科学的水平。
柳比歇夫的时间统计法虽然并不复杂,但对于领导者提高时间的利用率,杜绝时间的浪费却有很好的借鉴意义。
当然在实际工作中,领导一般很难做到每天像柳比歇夫那样进行时间核算。但在开展工作时,可以要求有关部门制定较为详细的月或周的工作计划,并成为一种工作习惯,避免工作时紧时松,使工作时间得到合理安排是完全可行的。
作为领导者要树立时间是一种资源的意识,在工作中应该增强时间成本的观念,养成核算时间成本的思维习惯,比如一项工作可以半天完成的就不要花一天时间,可以开短会解决的事情,就不要开长会,一些领导长篇累牍的讲话,召开“马拉松”式的会议,就是既不尊重别人时间,也没有时间成本效应观念的表现。
领导者要意识到让“会议缩水”,节约的不仅仅是自己的时间,而是大家的时间。如一个单位有50个人,领导者如果一个月中将会议压缩了4个小时,就一下节约出200个小时。留下的时间可以让下属更好地完成具体工作。不会管理时间的领导往往会使下属忙得团团转。但从工作绩效上看,却是一种无谓的空转。
而领导在进行时间规划时,一是应注意统筹兼顾,保持时间上的弹性,合理分配单位工作、学习、休息的时间,做到劳逸结合,把握好工作节奏。二是要善于使用零星的时间,通过工作规划的调整,把零星时间集中起来使用。不少领导在工作中感到时间不够,主要是缺少整块的时间来干一些重要的事情。其实把零星的事情凑在一起,如一个下午可以先后安排开两个会,这样就可能节约出另外半天的时间。人们在工作中最容易浪费的就是零星时间,做好时间规划,把零星时间凑整使用或做好工作安排,这里面有很大的潜力可挖。
除了时间规划的缺失,有些领导在工作中,常常把握不了自己工作的界限,本来属于下属的事情,他亲自动手,甚至对职工实行越级管理。表面上看起来,事无巨细,都亲自过问,实际上违反了组织管理的基本规则。
如一个领导干了下属的事情,往往会使下属在工作中产生依赖心理,甚至养成不良的工作习惯,当然对于经验不足的职工,偶尔的示范和具体指导,也未尝不可,但仍应鼓励下属自己去完成。而越级管理的结果,不仅削弱了下层管理者的权威,也会导致组织运转中的混乱无序现象,领导者把握不了自己职责,总是做自己不该做的事,时间当然不够用。
其实组织层级的设计,本身就考虑到管理者的工作量和工作时间。如只有几个人的组织一般只有一个管理层级,而几十个人的组织往往需要两个管理层级。而几百上千人的组织往往需要三个以上管理层级。
一个领导者领导的组织越大,管理层级越多,越要懂得领导和管理的艺术。处于高层的领导应集中精力把握战略性问题,用人问题和对工作进程的督查,即使要深入基层了解情况,也只能作为一种不定期的非经常性的工作,这样才能把自己从大量琐碎细微的事务中解放出来,集中时间和精力履行自己的职责。我们强调领导干部应率先垂范、真抓实干,绝不是说领导要去做下属的事情,而是强调领导不能游离在工作之外,应该通过抓好本职工作,给下属树立表率作用。
一手抓中心环节一手抓工作目标
当领导者遇到的问题千头万绪,似乎难以理清时,首要的任务就是要分清轻重主次,而不是安排人手分头匆忙应付,要善于抓住那些重大的影响全局的事情,集中时间和精力加以解决。
管理中有一个大家熟知的“二八定律”,即如果面对十件事情,解决了其中两件最重要的事情,往往就能收到80%的效果。也就是说,在众多工作中,真正起到主要作用的往往是20%的重要事情。因此领导工作就要抓住中心环节。
一个善于领导的人,在工作中知道应该抓什么,不应该抓什么。如在推进一项工作时,领导应该抓的是方向、是目标、是结果的考核。即干什么、要达到什么样的结果,要做到心中有数。至于怎么干,用什么方法去干则应该交给下属。如果一项工作多人合作完成,则用什么人,怎样分工也应该交给具体负责这一工作的人,不要插手下属份内的事务。
除了抓中心环节,领导在工作中最重要的是把握住工作目标。首先是目标的确立是重中之重。一些领导总结道:坐着就能摘到的桃子说明目标定得过低,跳起来也摘不到的桃子说明目标定得过高,只有跳起来能够摘到的桃子才是恰到好处的目标。这句话形象地说明了确立合理可行的目标的重要性。
确立工作目标要有充分的调查研究、深入的分析思考,这方面要多花点时间,这是一个领导份内的工作,这个环节一定要把握住、确定好。
除了目标的确立,目标的考核的作用也不可小视。对于目标的考核,实际上起到对工作的监督和推动作用。只有抓住目标的考核,才能保证工作目标的落实与工作任务的圆满完成。
对于工作周期比较长,工作量比较大的任务,可以对任务进行分解,事先设计一些阶段性的目标考核任务,以保证工作的进度。对于一般性的工作,在时间允许的情况下,可以采取一种随机抽查的方式了解工作的进度,进行督促检查。领导在工作中,应该避免对工作过程和细节的过度参与。每个人对工作节奏的把握也不完全一样,领导应该注重的是工作结果的考核。这样才能最大限度地调动下属的积极性、创造性。
善于用人授权激发团队能力
如果领导在一定的时间里面临众多的工作任务,就要善于利用团队的力量。我们每个人单位时间的工作承载量都是有限度的,在一定的身体状况和技术条件下,我们无法无限制地提高个人单位时间的工作量。但再多的事情,如果大家一起来做,就没有不能完成的。
一些领导者之所以成天忙忙碌碌,一个重要的原因就是不会用人,不善授权,事无巨细,都要亲自处理,结果自然是时间不够用。
有些领导的办公室门前天天排长龙,很多人等着汇报、请示、签字……令人诧异的有的人请领导审批签字只是要申请领取一支笔而已。这样的领导缺少了洒脱的气质,小到一株花草,领导都要事必躬亲,把不少时间和精力都耗在这些日常事务中,又怎么有时间和精力去思考关系全局的大事?因此,领导者必须要学会授权,不能所有的事情都大包大揽。
在领导工作中,面对看似无法完成的工作任务,领导者最有效的办法就是要知人善任,善于授权。在领导者时间管理中,学会用人授权是解决时间不够用的一个有效方法。授权有一定的灵活性,授权与放权不同。授权是领导将自己职权范围内的部分权力授予下属,让下属承担自己份内的部分工作任务,是为自己找“替身”。
授权不是简单地派任务。授权时工作项目要尽可能符合被授权者的能力和期望,要明确授权内容与完成期限,要让部属了解自己在授权下必须达到哪些具体目标,以及在什么时间内完成,清楚了这些才能有基本的行动方向。领导者授了权就该适度放手,放手让部属去做,相信他们能做好。这样领导可以腾出一些时间和精力抓大事,部属也可以小试牛刀。
放权与授权不同,是将自己不应该包揽的事和权下放,是还权于下级。放权比较正规,一般要经过领导集体研究,并作为一种制度确定下来;而授权则比较灵活,比较短暂,工作完成后这部分权力的授受也随之消失,以后类似的情况怎么处理,决定权还在于授权的领导。
一个好的领导对自己的权力应该善于抓大放小,在时间不够用时,要善于选择恰当的人,授权替自己处理有关的事务。如果一个领导大小权力都抓住不放,事必躬亲,其结果必然是很难在自己的周围形成一支团结协作的团队,培养一批善于工作的干部。
领导者作为一个组织的管理者,他对于时间的管理与普通人对时间的节约是不同的概念,领导者管理时间包含有丰富的领导艺术,需要在工作实践中不断去探索、去总结。
（摘自《决策》2010年第6期 ）
