一、把握特点
所谓特点，是与其它文体相比较而呈现出的不同点和区别点。分析和认识总结文体的特点，是写好总结的关键所在。不了解这一特点，就抓不到重点，也就很难写出有特色的工作总结。总结与其它的文体相比较，有五个不同特点。
一是在内容上，不是写现在，而是写过去。就是对已经做过的一个时期的工作，进行全面地、系统地回顾、检查、分析、研究、归纳和提炼，把大量的感性材料集中起来，使之条理化、系统化、科学化。
二是在对象上，不是写群众，而是写机关。就是总结领导机关在组织领导、指导思想、工作作风和工作方法上，有什么经验，有什么教训，看以前服务得怎么样今后怎样继续服好务。
三是在方法上，不是我说你怎么样，而是说我(们)怎样。就是自我解剖，自我认识，自我肯定，自我表扬自我批评，自我提高。因此，一般是以第一人称(我或我们)的口气出现，也有用第三人称的。
四是在目的上，不是预测情况，估算数字，盘算问题，而是肯定成绩，找准问题，悟出道理，明确方向。写昨天，看今天，指导明天。总结工作不是目的，目的在于吸取经验教训，做好当前和今后的工作。如果只是把总结当成收录材料的容器，写成流水账，就达不到预期的效果。
五是在体裁上，不是记叙文而是议论文。总结不只是对情况与事实作概略性的综合归纳，而主要是对事物作本质的分析，把感性认识上升到理性认识，从中找出事物发展的基本规律。揭示规律性的东西很重要，不仅要千方百计找出规律，清楚明白地反映规律，而且要用事实明白无误地说明规律。
六是在作用上，就是向本单位职工群众报告情况和向上级汇报情况及向外单位介绍情况和经验。向群众作总结并报告工作，是让群众了解各方面工作的情况，树立信心，明确方向;向上级汇报工作，是让上级机关全面了解下面工作的情况，以便及时获得上级机关的指导;向外单位介绍本单位的工作情况和经验教训，是提供学习借鉴。
二、区分类型
总结的文体细分有很多种，但无论是从内容上分，或是从范围上分，或是从时间上分，都不外乎两大种：一种叫全面性工作总结，一种叫专题性工作总结。
(一)全面性工作总结。就是对一个单位、一个部门、一个组织的一个时期、一个阶段的工作实践进行全面总结。凡在机关工作的同志，都经常和这种文体打交道，其关键是要总结经验和教训。全面总结，一般时间跨度长，涉及的范围广，包含的内容多。在写作过程中，既要把各方面的工作情况反映出来，又要突出中心，抓住重点，纵深结合。我认为，解决这个问题的有效办法就是要搞好三个统一：
一是统一总结的中心内容。是以反映工作情况为主，还是以反映经验体会为主，要有一个明确的思想。
二是统一总结的主题思想。写全面总结要树立一个主题思想，确定一个主题，围绕主题写就不会走题。不树立一个主题思想，写出来的总结就很难突破一般化。
三是统一工作形势的估价。写全面总结之前，要对本单位、部门、组织在该阶段的工作形势有一个明确的评价，搞清楚总的形势如何，哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和经验值得总结推广，哪些单位、部门、组织的工作最典型(两方面)，哪些问题和原因需要总结上报。在这些方面统一了思想认识，执笔者就有了主攻方向，结构编排就容易，就易产生灵感，下笔也就顺畅。
(二)专题性工作总结。就是对某项工作进行专题总结，也就是单独对某一项工作、某一个方面的经验教训进行专门总结。其特点是突出一个“专”字，要求内容专、主题专、事例专、经验专、写作手法也专。在写专题总结时，必须对有关专题的内.容、原则、要求、方法，全面深刻地认识和理解，知道所要写的总结专在那里，专的是否有理，专的是否有据，专的是否新颖。如果不掌握这些情况，就很可能把专题总结写成一般性的总结。在写作过程中，最好按照提出问题，分析问题，解决问题的顺序进行。
三、突出经验
写总结的根本目的，不只是为了肯定成绩和找出问题，更重要的是为了吸取以往的经验教训，做好当前和今后的工作。这种目的，要求我们在写总结中，不能满足于把成绩讲够、把问题找准、把措施定好，应该在总结经验上多动脑筋，多花气力。多下功夫。哪怕是一份总结里面只总结出一条有普遍指导意义的经验，也是成功的。我感到写好经验总结，要把握好以下三点。
(一)要有精巧的构思。开好头、结好尾、突出中间，这是写好经验总结的基本要求。古人作乐府诗，讲究“凤头、猪肚、豹尾”，即开头要像凤凰头一样漂亮美丽，中间要像猪肚一样充实饱满，结尾要像豹尾一样威风有力。我认为，这个原则同样适用于我们写工作总结。要竭尽全力把情况部分写得很漂亮，把经验部分写得很充实(饱满)，把措施部分写得很有力。
(二)要广泛占有资料。写好一个单位、部门或组织的经验总结，必须充分占有资料。起码要掌握四个方面的内容：一是要准确掌握在该阶段内做了哪些主要工作，每项工作的起止时间、发展过程，哪些工作做得较好，哪些工作做得一般，哪些工作做得较差。二是要详细了解在该阶段工作中，面临的背景情况，利弊条件，遇到的矛盾，解决这些矛盾和问题采取了什么办法和措施，有什么成效，有什么经验教训。三是要清楚有哪些能说明工作成效、经验教训的典型事例，精确数据，群众语言和意见及建议，各级的评价等。四是洞悉当前的工作存在什么问题和原因，哪些是带倾向性的问题，哪些是一般性的问题，哪些是老问题，哪些是新问题。
公文的写作及要求
公文顾名思义就是公用的文章(公务文书)，是一种已经被使用者所认可、形成固定模式和要求的文章，是具有法定效力和规范性体式的书面材料，是政府机关、企事业单位内部往来和外部交换信息的传递形式。
公文的格式：
公文的格式包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关和成文时间。
标题是由发文机关名称、事由和文种组成，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送机关即公文的主要行为对象或主要受理单位，顶格写，写作称或规范化简称或同类机关统称。正文是公文主体或核心内容部分，表述公文内容和制文意图，由开头、主体、结尾组成。附件是随文附上的有关材料，包括文字、图片、图表、统计数字等，应在正文之后，成文时间之前，注明附件的顺序和名称。发文机关即落款或署名，是公文的法定作者。印章除会议纪要外的所有公文都要按规定骑年盖月。成文时间是成文的年月日，以负责人签发的时期为准。位于发文机关之下，稍偏右错开，一律用汉字书写。
公文语言的特点：
准确贴切---公文语言不能用夸张、虚构、渲染、抒情等手法。
简洁严谨---用最少的词句表达最丰富的内容。言简意赅、文约意丰。
朴实庄重---语言端庄稳重、朴实平直。公文的语言必须合乎规范，俗语、俚语都不应写入公文。公文 是处理公务应该朴实庄重的，而不是个人情怀的表达，不宜体现个人风格。
得体规范---说话做事恰当、合适。不同的文种采用不同的语气就称之为得体。规范就是指符合约定俗成或明文规定的标准，用字用词、语句、标点符号、数字、缩略语、计量单位都要符合规范。
公文语言运用的方法：
第一，选择恰当的词语。多用直义词，少用或不用委婉的词，避免发生歧义。
第二，广泛使用公文惯用词。所谓惯用词即公文中经过不断发展变化沿袭下来和习惯用语以及定型化、规范化的语言格式。
第三，多有"的"字结构。使语言具有简明、经济的表达效果。
第四，适当选用文言虚词作为公文惯用语，慎用方言、口语。如"之"的使用。
第五，是适当使用模糊词语。如原则上、一定的、尽快、适当、妥善等。但在时间、地点、人物、情节和结果等不能使用，而是要求表达精确。
第六，科学地选择句式。公文基本上采用主谓句，有较长的句，用介词结构作修饰语。企业常用公文主要有下行文的通知、通报、批复、决定和会议纪要。上行文的报告、请示;平行文中的函等。
一、通知
通知适用于批转各类公文，传达要求下级办理、周知或者执行的事项，任免人员。它是下行文，主送单位必定是下属。真叙、明了、开门见山和直截了当是通知的特点。强调各公司的通知都要抄送到集团总部。
二、报告
报告是向上级汇报工作，反映情况，答复上级询问所用的公文，在公文中属于上行文。它的主送单位必定是发文单位的上级主管。
三、请示
请示用于向上级主管请求指示、批准。用的最多的是人事的聘任、制度的出台以及固定资产的购置等。请示要求一事一请，不能多事一请。凡请示类文件，在正文下方必须标明联系人及固定电话，上行文必须有签发人，文件上的签发人与发文原稿中的签发人应该是同一人。
四、会议纪要
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。具有指导性、纪实性、概括性的效果。会议纪要的写法大致可分集中概述法、分项叙述法、发言提要法。
五、信息
信息应包含时间、事件、人物、效果以及给人们的提示等，一句话信息或调查研究式的重头文章，都离不开这些基本的要素。要开动脑筋,善于发现身边的小事和平常事,通过思考来给领导提供信息参谋作用。各公司必须于每月五号前把上月的动态信息上报到集团办公室，文秘岗位人员就是信息宣传员。
六、会议记录
会议记录是文秘人员的基本功，是一项经常性的工作。会议记录应包括：时间、地点、与会人员、主持人、记录人、列席人员、请假人等，然后是议题、与会人员发表的意见和表态，最后是形成的决议或统一意见。能位相宜要求具有岗位要求的工作能力和工作业绩。
怎样提高写作能力
写作，作为人们进行交际，沟通思想，传递信息，传播知识的手段，是每一个有文化人都必须掌握的一门基本技能。写作，是每个企业管理人员"常常用得着的基本工具，"也是搞好本职工作必须具备的一 种起码的素质。文秘人员作为企管群体中的一部分，是为领导处理日常工作和决策服务的，调查研究，综合情况，提供信息，撰写文稿，处理文电，这是文秘人员的主要职责。如果没有具备较高的写作理论修养和专业写作能力，可以肯定地说，那是很难做好岗位工作。
第一要有一定的写作水平。平时要多积累知识，如果没有丰富的知识，那么，把一篇文章写好，那是做不到的。懂得怎样写文章。如果一个文秘工作者不懂文章的具体写法，那么会出现不分段，或格式不对，或语句不通，或根本就没有把文章中心意思写清楚。
第二必须遵守党的方针、政策。"笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。"这说明了文秘写作的政策性和严肃性。
第三要坚持实事求是，真实地反映客观情况。求实是一切工作的准则。秘书工作是为领导决策提供依据的，尤其应该实事求是。文秘写作的内容必须从实际出发，真实地反映事情的本来面貌。在使用材料时，要老老实实，实实在在，成绩就是成绩，缺点就是缺点，不能弄虚作假，张冠李戴，随意编排组合，也不允许搞什么"合理想象"。
第四要多作调查研究。写文章不进行调查研究是不行的。比如，要一个文职人员写一份产品说明书，如果不去调查的产品，不去研究这个产品，那么，光凭想象也是写不出的。作为文秘人员，有更多的机会去深入了解，深入调查一些相关事情，写文章才有材料。
第五要掌握文秘写作范围。如果连文秘写作的范围都不清楚，那就够不上资格当文秘人员。
(一)行政公文：命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
(二)日常应用文：调据类、告启类、书信类、电文类、合同类、公关类、记录类等。
(三)专用文书：包括计划、总结、调查报告、经济合同、经济活动分析报告、简报等。
(四)宣传文稿：新闻消息、通讯、评论和广告等。
(五)法律文书：起诉状、申诉状、答辩状等。
(六)学术论文(经验交流文章)。
第六要有相应的素质。如果没有一点素质，写出来的文章从思想上来看，也是低沉的，或思想内容不健康的，文章的质量也不高。一个文秘工作者要具有四个方面的素质：理论修养，工作作风，智能结构，服务理念。
第七要精心构思，拟制写作提纲。写任何一篇文章，都要进行构思，打草稿，拟制写作提纲。构思是文章整个写作过程中的重要的一个环节，也是决定文章优劣的前提前。文秘写作的构思有一个主体被动接受到发挥主体创造性思维的转化过程。构思也就是通常所说的打底稿。这个底稿往往是一个或详或简的纲目，将这个纲目写到纸上，反复修改，就是列提纲，这是文秘写作构思最常见的基本方法。
二、提高写作水平的有效途径
一个称职的文秘工作者，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是文秘人员的基本功，是"看家"的本领。因此，学好文秘写作，努力提高文字表达水平，是十分重要和不容忽视的。那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来，主要应注意以下三点：端正态度，培养兴趣，自觉学习文秘写作。不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到"忘我"、"痴迷"的程度，"衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴"，"每有会意，便欣然忘我"，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，锲而不舍，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。
学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。提高写作水平，到底有没有"秘诀"?我们的回答是否定的。那么，写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答又是肯定的。任何事物都有其内在的必然联系即规律性，任何物质产品和精神产品的制作都有其特有的方法和技巧，写作当然也不例外。那种认为写作无规律可循、没有什么理论的观点，是唯心主义不可知论的反映，是完全站不住脚。古人说："写作无秘雇作文有要道"，"定体则无，大体须有"，这种认识是符合辩证法的。众多的文秘写作教材(包括网络博客等)，都是前人文秘写作经验的科学总结，揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。特别有必要学习语法、修辞、逻辑等基础知识。
要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过："凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着"应该怎样写"。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。"巴金也曾谈到阅读对写作的密切关系时说：读多了，读熟了，常常可以顺口背出来，也就能慢慢地体会到它们的好处，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了。但我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，"依葫芦画瓢"。勇于实践，坚持多练习、多修改。写作是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写，那就会眼高手低，所学知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。清人唐彪深有体会地说："多读乃藉人之功夫，多做乃切实求已功夫;其益相去远矣。人之不乐多做者，大抵因艰难费力之故;不知艰难费力者，由于手笔不熟也。若荒疏之后作文艰难，每日即一篇半篇亦无不可;渐演至熟，自然易矣。"天道酬勤，勤能补拙。只有勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。
作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑"刺"的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才能迅速地提高。
