职场中有句名言——会干的不如会说的。
其实,这句话不是贬义。
身处职场,总会面对上级,这个上级有可能是你的主管领导,也有可能是一个部门。即使你是某个企业的总裁,你也要面对很多政府类的、资源类的、行业类的主管部门。还有时候,客户也可视为你的上级(上帝)。总之,能决定你或你的单位前途命运的,都可以称为上级。
在政治体系之中,每个国家也只能有一个总统、一个国王、或者一个主席。即使是总统,也需要向国会汇报工作,请求支持。我们国家也一样,党代会,人民代表大会,就是要由党委或行政的主要领导做工作报告。
因此,与上级的沟通汇报就变得异常重要,也是职场的必修课。不仅是工作成果、业绩的展示,工作进度完成情况的公示,也包括工作方法手段技巧的示范,还包括问题原因的剖析总结。更重要的是请求上级部门的政策资金资源支持,关照等等。
职场中的讲话、说话,大都体现在工作汇报上。无论你是小职员,中层管理者,企业总裁,还是机关的科长,处长,局长,市长,省长都不例外。
从形式上来说呢,主要分为正式的和非正式之类两种。正式类的包括文件形式的书面报告专题性的会议性的集中汇报,也包括接待检查时的汇报。非正式类的呢,包括口头的,或者临时性的沟通,请示。
但我们今天探讨的主要是内容方面的,这也是最重要的。
主要有四种:
第一种、结果类汇报——“少废话,说结果!”
一方面是通用的,包括好事和坏事。好事指的是即一件工作完成了,或是一年、一阶段的工作完成了,向上级汇报取得了什么成果、成就或业绩;坏事指的是遇到一起突发的事件、灾难或者损失,那么,你处理到什么程度?损失有多大?具体的情况如何?
另一方面是常用的,即工作调度。上级部署一个任务,一件工作,需要随时掌握你的进度和完成情况,就需要你随时做出汇报。都属于结果类的汇报。
第二种、经验类汇报——“你是怎么干的,为什么干的那么好?”
所谓的“抓典型”就体现在这里。
同样一件工作,别人没完成,你完成了;别人突破不了,你突破了,并且完成得很出色。那么就要总结——你是怎么想的?你用的什么招法?你调动了什么资源?你的创新创意体现在哪里,你的突破口选在了哪里?
这些总结出来的心得体会,就是经验,就值得示范复制推广。
第三种、探索类汇报——“这件事到底怪谁?”
工作中难免会有失误,不足,完成得不好,不尽如人意,需要改进提高,统称为问题剖析。
原因呢,或者主观或者客观,比如情况环境发生了变化。那么就要总结分析出内在的深刻的根源,为什么会造成这种情况?到底怪谁?以后再出现这种情况怎么办?如何从源头防治,还是做出预案应对?
第四种、请教类汇报——“遇到难题怎么办?领导你要帮帮我。”
职场中,聪明的人会借力,找助力,尤其是会充分借助领导的力量。那就是利用请示汇报的机会,求得领导或上级部门的支持。
比如按上级规定的任务目标,不知如何完成,不知选择哪种路径,或者遇到一个突发情况,拿不准主意,就需要向上级及时的请示报告,请求给出明确的意见指示;
还有更重要的就是求得上级部门的支持,帮助。包括人力、财力、精力上的分配,政策类的资源类的补贴,精神上、物质上的关照等等。
其次,做好一个高质量的汇报,需要掌握的要领
——成果的总结,要把握两个要领:
一是要高大上
也就是站位要高,把你所完成的工作,放在全局工作中去考量,从两个凸显的角度去总结。
比如说,我们本月的销售业绩是历年来最高的,这是纵向对比;从横向上看,所有和我们这个产品同类型的企业,我们的市场份额是最大的。
在以前的文章里,我举过宣传工作的例子,就可以这样总结:在纵向上的凸显,我们市的宣传工作在全省、全国宣传工作中,有一定的份量,比如正面宣传、文明创建、文化提升等等,获得的荣誉......;在横向上的凸显,比如与全市其他部门工作相比,宣传工作对全市的贡献比较......
二是要实准清
就是说,成果要实,数据要准,情况要清楚,切忌弄虚作假,尤其是总结坏事,统计损失的时