制度是由经验丰富的企业创始人或高管在某一行业针对可能发生的不同问题状况，经过缜密的分析以后所指定出的方案。员工在进入企业后首先要做的就是了解企业制度并加以遵守。
然而，经验告诉我们，作业可能出现的种种状况，其发生的频度，往往有很大的落差。例如全部可能发生的状况有五十种，常出现的三种状况，经常就涵盖了90%的发生率;常出现的五种状况，可能涵盖了98%的发生率;而其余的四十五种状况，合计可能仅有2%的发生率。也由于这四十五种状况发生率极低，一般称为“特例”或“异常”。
制度在设计时要注意它的复杂程度不能太高，因为制度针对的对象是人，太复杂的制度导致员工难以理解和运用。如果把所有的制度都进行规范化，那么这个体系就会变得十分庞大，花费的成本也会高得多。简介明了的制度不但实行起来容易，还很容易让人记住和理解，我们在设计规范时通常只针对那些较常发生的情况，而个别情况应具体问题具体分析。
虽然如此，并不代表发生率较低的这四十五种状况，就不在制度规范内。一个条文完备的制度(法律、合约)，往往后都有类似“如有未尽事宜，由主管单位裁决”、“以上情况如经主管单位裁决，不在此限”等条件，其用意即在说明，这其它四十五种或更多的可能状况，应经由功能主管来裁定。此一做法，让制度不必庞杂，却能因应例外状况灵活变化;也可以说，加了此一条文，就可以因应所有的状况。因此，制度是可以涵盖所有的状况的，也可以说制度是“活”的。
很多企业经常把制度定的很死，在执行时就显得很生硬。规矩是死的，人是活的，我们要善于根据情况来作出相应的改变，这样才是成熟企业的做法。
一、大部份的人，不了解后条文的存在及其用意，以为只有“被明确规范”的五种状况才是“被允许的”，其余状况都不行。因此，当发生其它状况时，就直接排拒之，而不知应呈报主掌的功能主管来裁决，当然就会发生“可行”而不行的状况。
二、当功能性的主管在理解、判断不在“明确规范中”的情况时，经常会因为成本、风险等专业考虑，而裁示“不准”，容易让执行者产生“特殊申请也没有用”的印象。更何况功能主管偶尔也会裁示失误，更加深执行者的这个错误认知。
三、具强烈“本能叛逆”者，他习惯畅行无阻，任何不顺其“畅行无阻”者都会排斥，都认为有问题，更甚而会强烈批判;而不习惯平心静气的去了解、请教，以真正掌握制度的精神及其特质。所以长期以来，这类人会认为只要是制度就是限制，就是僵化，就是不对，而经常停留在制度的排拒者、批判者的情况;不知不觉中，形成组织的边缘人，自然也很难成为称职的管理者(因为管理的要诀就是要能善用制度化管理)。
所以，大家应该理解设计制度的观念及方法，并应改变观念─“制度是活的”。当出现“例外”、“异常”时，应报请主管来判断、裁示，从中学习主管对“特例”、“异常”事物的判断思考逻辑，提升自己的判断力。
同时必须切记，不要因为特定“案例”已经主管判定过了，就以为可以自行决行(不管是“核可”案例或“否决”案例)。因为“特例”、“异常”会因为时空的不同，或是策略思考的改变，而出现相同状况裁决不同的结果。而且，有时候为了让制度办法被“落实遵守”，主管会要求“特例”、“异常”必须经由裁决才可以执行，若非如此，制度办法的基本精神将会逐步丧失，运作又将逐渐沦为混乱的局面。毕竟“特例”、“异常”会出现的比例很小，每次呈报并不花费太多时间;倘使“特例”、“异常”的比例有攀升的迹象，应修改制度将其增列到涵盖范围当中。
后我要总结一下，制度是需要很大的灵活度的。另外制度也会存在一些缺陷和漏洞，随着企业的发展需要我们去完善它，这也是高层管理人员的职责所在。
