每个人都有这样的心愿：每天要花几个小时，但不幸的是，这是一个妄想，但是如果您可以腾出一部分时间，例如将20%的工作时间用以完成最重要的工作，那将会是结果? 下面分享可以有效提升效率的时间管理方法!
在过去的三年中，我们始终在研究提高脑力劳动者的工作效率的方法，发现答案很简单：避免次要任务或将其分配给其他人，然后将其替换为增值任务。脑力劳动者将大量时间花在不必需的任务上，这些任务很难带来任何个人成就感，因为它们通常可以完全胜任其他任务。
既然如此，人们为什么依然爱好它呢?因为说起来容易做起来难，以减轻您的工作量。我们都有一种天生的直觉，不能放弃让我们倍感忙碌的工作，从而带来成就感。相反，我们的老板总是试图用更少的人做更多的事情。只要我们能够接纳他们，他们就会想方设法使我们承担更多责任。
但是我们深信这是可以改变的。脑力劳动者可以通过以下方法提高自己的工作效率：积极考虑时间管理;找出对自己和组织最重要的工作;放手或创造性地将多余的工作外包。
时间难题的原因对于企业主来说，脑力劳动者不是担心的对象，他们的工作内容不容易观察(因为很多事情时有发生在头脑中)，并且他们的工作质量通常是主观的。管理人员可能会猜测员工的时间分配效率低下，但是很难确诊疑问，更不用说提供解决方案了。
为了明白人们如何分配一天，我们采访了来自8个行业的39家公司的45位美国和欧洲脑力工作者，我们发现即使是最敬业和最卓越的人也花了大量时间在无聊和价值上任务，例如组织的书桌工作和跨部门管理(例如，与其他机构的同事见面)。这些工作对脑力劳动者的个人利益很小，对公司的价值也很低。
引致这种现象的原因很多。大多数人将被错综复杂的责任所困。我们担心，如果我们放弃一些工作，会使同事和老板失望。一位研究参与者说：“我想看上去忙碌而高效;公司非常倚重具团队合作精神上的人。”而且在我们的计划中，次要任务并不完全平淡。
任何进展，即使仅时有发生在微妙的环节中，都可以给我们带来越来越投入和满足的感觉到。尽管有很多谴责将会议视为浪费时间，但是这种方法为人们提供了交流和互为协作的机遇。
该组织还对工作效率不尽人意的情形负责。在过去的十年中，缩减花销已成为主流;与其他人一样，脑力劳动者须要承担一些低价值的任务，例如安排旅行等，这些任务会分散他们的注意力尽管商贸信心正在渐渐回复，但许多公司依然惧怕招聘，特别是对于行政职务。
不仅如此，许多行业还遭遇着繁杂的监管环境和更严苛的控制系统。这种趋向正在激化，造成公司形成“高风险避开”文化，并且经验丰富的员工不希望将工作分配给经验欠缺的人。雇员。可以想象的结果是，一个研究对象说：“我的团队人员缺乏，技术程度不高，所以我的日程安排就像一场恶梦。要召开的各种会议远远大于了我加入会议的上限。”一个研究主题说：“在将任务分配给其他人之后，我非常担心他们的工作能力。”
优化时间的5个步骤。我们设计的过程借鉴了经典的进度计划操纵练习(开始，暂停和回复)，以协助您在日常工作计划中展开一些细微但重要的更改。
通过我们的自我评估工具确定低价值的任务，以发现您的日常工作：(1)对您或公司不重要的工作;(2)相对容易放弃，委托或外包的工作。我们的研究发现，最少有四分之一的脑力劳动者同时属于上述两种种类，因此您应该尝试寻觅十个小时一周内完成这样的工作。
要处置低价值任务，可以将低价值任务分成三类：迅速杀(可以当即获释而不会带来负面影响的任务);卸载(可以不用担心而分配给其他人的任务)和更新计划(需要展开构造重组或关键变更的任务)。研究参与者发现，这种方法逼迫他们细心考虑自己对组织的确实功绩。
“我将后退一步，问自己是不是应该继任这项任务?我可以把它交到我的下属吗?下属可以胜任吗?”法国巴黎银行(BNPParibas)@约翰·巴尔谢查的经理Johann(@per)说：“通过这种方法，我可以辨识出哪些工作对银行或我来说很有价值，哪些工作不应该对我们有价值”根本不用理睬。”另一位参与者说：“我发现我应该做一个关键的改变。这是尽快回绝低价值的任务，而不是从一开始就参与其中。”
减轻承担许多参与者告知我们，一开始将工作委派给他人通常是最不方便的，但最后结果却非常好。一位与会者说，他始终担心交出的工作的结果，另一位与会者说，他的疑问总是忘掉“监督，鼓励和跟进”。巴尔谢查说：“我发现委托的创作在时间上非常具艺术性，人们有时可能会过早地出让其创作。”
大多数参与者最后克服了这些阻碍。在他们将工作的2%-20%委派给他人之后，团队和个人的表现并没有下滑。“起初我高估了下属的能力，但是慢慢地，进度变得更为如愿以偿。即使任务只是部分完成，我也深感非常激动。”巴尔谢查说。这样做的另一个益处是，较低级别的员工可以获得更多的参与机遇。
计划节约的时间。这是为了保证您迅速执行操作并得到优秀的结果。因此，接下来，您需要找到一种方法来最大程度地节约时间。写下您应该执行但不应该执行的两三件事，将其写在笔记本中，然后评估您是不是可以更有效地运用时间。
通过上述方法，一些研究参与者说他们现在可以早点离去工作并享用与亲人在一起的时间，这不仅使他们越发开心，而且还提高了第二天的工作效率。被保留的文件迅速被突发情形接管。
坚称计划尽管我们提出的计划是一个完全自我指导的过程，但与您的老板，同事或老师分享计划也很重要。您应该告知他们您放弃了哪些任务以及放弃的原因，以及最好每隔几周与他们分享一次收入。如果您不这样做，您很容易退还到原本的状况并反复以前的不好习惯。许多研究参与者发现他们的经理人非常赞成。
改变并不容易。我们提出的干预方法基本上不需要任何努力或倚靠管理指示，可以在很大程度上提高脑力劳动者的工作效率。当然，这种改变并不容易。但是所有参与者都认为，这种做法是一种有效性的“强制性机制”，可以协助他们成为更有效率和参与度更高的经理。
您无须对组织，工作流或业务模型展开任何更改或改革就可以像它们一样。唯一要做的就是提出正确的疑问并采用操作来做出正确的答案。作为脑力工作者，您的脑力判断对吗?
