这一系列文章旨在减少中外双方在合作过程中可能产生的误会。在前几期的文章中，我们探讨了接待国外来宾应当注意的问题，以及双方在工作中的期望与态度的差别。在下面这篇文章中，《中国发展简报》的主编高扬（Nick Young）将介绍组织国际会议与研讨会的一些注意事项。
国际会议为中外专家和官员交流经验和思想、相互学习以及提高专业知识和水平提供了宝贵的机会。正因为会议是一种重要的合作手段，许多外国捐助者都把资助国际会议作为其发展项目的一部分。但是，举办这样的活动通常比较昂贵，需要在事前做大量的组织准备工作。因此，为了使花费的人力物力得到回报，我们就应当从会议中获得最大的收益。
在过去几年中，我以与会者、发言人或观察员的身份出席了20多个这样的会议。就我个人而言，每一个会议都使我学到了不少东西，但这些会议通常也有许多不尽如人意的地方。这篇文章是根据我对这些会议的观察，以及与其他外国与会者交流的心得写成的。举办一个成功的会议非常困难，我的意思并不是说这些困难可以轻易克服。这篇文章仅只是给组织会议的中国机构提供一些关于外国与会者对会议的期望和态度的真实想法。
国际会议管理中最重要但也是最困难的就是翻译。如果人人都能流利地掌握一门共同语言，交流思想和经验当然就容易得多。通过耳机进行的同声传译似乎是克服语言障碍最有效的方法，但是同声传译非常昂贵。因此，即使是重要的大型会议也只在开幕式和闭幕式上使用同声传译。此外，同声传译也许并不是一种理想的解决办法。即使对最优秀的译员来说，同声传译也是极其困难的工作，因此内容的遗漏在所难免。我经常碰到的情况是，当发言非常复杂的时候，同声译员要么干脆完全不翻，要么就跳过一些句子。
值得指出的是，要中国译员将汉语翻译成英语（或任何其它外语）远比将英语翻译成母语困难得多。这自然就导致了翻译质量的不平衡：英语的发言通常翻译得较好，但汉语发言的翻译往往就不尽如人意。翻译不好的发言听起来肯定没有原文精彩和有趣。因此，外国与会者也许就因为翻译质量不好，无法充分认识中国与会者发言的价值。
连续翻译（一段话讲完后再翻译）对译员来说可能要容易一些，而且译文也更准确。但是，组织者对译员所必须具备的技能和素质要有清醒的认识。为了降低成本，有些会议请学生志愿者或会讲一点英语的内部职工来做翻译。这种做法是行不通的。即使是能够听得懂并能流利说外语的人也会发现，在正式场合做口译很困难，因为他们不能自由发挥，而且可能需要翻译他们不熟悉的内容和专业词汇。此外，不同的发言人口音和风格也有很大的差别。我曾经不止一次看到一些年轻的译员在翻译就他们一无所知的话题进行的复杂讨论时差点哭起来的情形。优秀的译员需要具备专业的技能和丰富的经验。这不是学外语的学生自然而然就能做的事情。
考虑到控制预算的需求，会议的组织者需要权衡究竟有多大的必要让外国人充分、平等地参与讨论。在有些情况下，一个“国际”会议最重要的目的实际上是把中国的与会者聚在一起，就某个问题进行探讨。如果外国人的参与并不是十分重要，请优秀的译员又没有足够的经费，那么只能退而求其次，起用经验不够丰富但可以把讨论的主要内容总结翻译的人员。如果是这种情况，组织者应当提前通知外国与会者，会议不能提供完备的翻译服务。如果只有两三个外国代表，就可以安排译员坐在他们身边。这样做要比为整个会议安排翻译效果好。但是，如果外国代表的数量较多，而且希望他们充分地参与讨论，那就应该拨出相应的经费，提供良好的翻译服务。
连续翻译最大的缺点就是慢，这样可能会把讨论的时间缩短一半。因此，有效利用时间就显得格外重要。一种办法是在会前先提供一些基本信息，以便开会的时候不用再花时间做背景介绍。这对于不熟悉中国基本国情的外国来宾尤为重要。例如，我参加过的几个会议是以中国非赢利机构或非政府组织的发展为主要议题的。参加这些会议的许多国外代表对其它发展中国家的非赢利机构有很深的研究，而且参与了非政府组织员工的培训等项目。因此，这些国外代表有很多工作经验和专业知识可以和其它与会者分享。这些会议组织得较为成功，但在我看来，因为外国代表对中国非赢利机构缺乏基本的认识，他们在讨论中的作用大打折扣。由于他们缺乏背景知识，所以提出的问题以及做出的评论明显地受到局限。如果事先为他们准备一些初步的背景资料，向他们介绍中国非赢利机构的主要特征，他们提出的问题就会更相关一些，也能为讨论做出更有价值的贡献。
中国的会议组织者常常在会前收集和翻译会上要宣读的主要论文，在与会者到场时分发给他们。这样做有助于与会者随时查阅资料，但问题是开会的时候他们怎么打发时间呢？情况往往是，发言人在台上大声宣读论文，译员进行着连续翻译，而其他与会者的手上已经拿到了翻译过的书面论文。
