为了提高工作的质量，扩大工作的影响范围，也为了有效地发动当地资源，非政府组织需要广泛地与不同的相关群体沟通。有效的沟通不是简单地宣传你的组织，使它的"品牌"被认可，认识到这一点特别重要。如下图所示，沟通几乎始终是一个双向的过程。试图影响他人，使他们资助你和/或改变他们自己的政策和实践，你也应该准备聆听他人的想法并向他们学习。下表中列出的所有相关群体本身就是"当地资源"，你应该打算开发出他们的知识。还要认识到的是，出于诚信度的考虑，其他的社会力量（政府、非政府组织、媒体和普通公众），有权利知道你在做些什么。
有效的沟通从内部开始
良好的外部沟通策略开始于良好的内部沟通。漂亮的标识、机敏的标语有助于突出大机构的形象，但是对小组织而言，组织的声望最初依靠那些与组织有个人接触的人，如项目受益人和他们所在的社区，员工和会员的家庭成员、邻居和朋友。
那么，和组织有直接关系的每个人都十分清楚地知道它的目标、它的价值观和原则、它的工作方式吗？组织里的每个人都知道机构的计划，都赞同机构未来的远景吗？他们应该做到这些，因为这些人一直会非正式地扮演组织的大使和代言人的角色，帮助机构逐步在外部的社区内建立自己的声誉。以一件小事为例，你不妨考虑一下当组织外的人打电话到你们的办公室时，如果接电话的人回答得既不礼貌又含糊不清，根本不知道来电话的人在说什么，没有被授权谈论机构正在做的工作，或着不得不用负责人不在，不知到他／她何时回来等进行搪塞，这些情况都会给打电话的人留下很糟糕的印象，进而损害组织的声誉。（请记住：打电话的人很可能向其他人提起："我觉得他们一团糟糕。"）
组织的所有成员有共享的知识和了解是有效沟通的必要条件。只有通过"参与式"方法，所有员工和成员的观点都被认真对待，才能真正实现有效的沟通。
黄金原则：了解你的受众
适用于所有沟通的黄金原则就是了解你的受众――了解你想与之沟通的人的立场和视角。如果你不知道他们知道什么、想什么、如何感觉，你会发现很难将你的观点传递给他们。这意味着要想传递你的观点，你必须准备聆听他们的观点。你必须具备聆听的能力。不擅长听别人讲话的人很少能成为有效的沟通者。你必须很敏锐：一方面思考如何以最佳的方式表达你的观点，另一方面考虑对方能够从你那里接受什么。
不要浪费时间告诉人们他们已经知道的信息（尽管对建立一些共同的基础 和参考点有帮助）。不要想当然地认为他们知道某些信息，而事实上他们并不知道，而使他们感觉茫然或疏远（如运用技术术语或以为他们熟悉你所从事的工作领域）。不要对不重要的细节纠缠不清，清楚地知道你想传递的主要内容基点是什么并竭尽全力紧扣要点。记住时间总是很有限的。不论是和潜在的捐助者、记者、专家或其他组织交谈，还是为更普通的大众写宣传材料，你的目标受众能够分配给你的时间和注意力总是有限的。所以你需要尽可能地做到明确、简洁和直接。
具体、明确
具体、明确地描述你的组织所做的工作很重要。通常，国内非政府组织的宣传材料要花费一些篇幅谈论受益群体的一些需求（比如残疾儿童、被遗弃的妇女或自然环境），然后接着说组织已经用"爱心"或"同情"或"提高意识"等回应了他们的需求。这对读者或受众不是很有帮助。他们可能同意这是一项有意义的事业。但是，如果要他们认定你的工作是否确实对这个事业有所贡献，他们需要知道你究竟做了什么。尽量给一些具体的例子、案例研究来陈述你用什么工作方式、怎么选择那个方式的故事。通常，某个项目受益人的一个案例研究远比提供一些关于受益人的统计或已经完成的项目更有意义、更感人。
积极，但诚实和现实
人们喜欢听到成功的故事。我们都厌倦听到坏消息，听说一些令世界更好的事情会使人振奋。所以对你正在做的事情保持积极和乐观的态度很重要，展示你的工作有了哪些具体、正面的成就。毕竟，如果人们打算支持或帮助你，原因在于他们相信你做的事业会成功。
不要夸大你的影响或者夸大你能够或可能达到的效果，这一点也很重要。如果你自称某个成功属于你而事实上又不是，或者鼓吹一个并不真正成功的事例，暗示你的项目在规模和影响力上比事实大，以上这些做法肯定会事与愿违。迟早会有人证明你所说的并非事实，你的声誉将大受其害。切记：对非政府组织与外部社区的关系来说，信任绝对很关键。一旦你失去了信任，失而复得就很困难。
