组织筹款晚会向来被认为是筹款专员的职责，但是作为推广专员，你心里明白，晚会中的宣传推广工作落在你的肩上。这里有一份简单好使的清单，不妨与你的筹款同事分享，它能帮助你们确保筹款晚会不至于太儿戏。
请按以下步骤实施：
1. 首先，时间和地点。请提前8到12个月敲定具体日期和地点，如果筹款晚会所得款项是贵机构主要或唯一的资金来源，这点尤其重要。一旦确认日期，请发送通知邮件以便对方安排时间，同时寄去相关柬帖(对于重要庆典，国外有寄送专门柬帖方便对方预留时间的习俗)。你还必须确定好嘉宾、内容和目的，嘉宾名单须至少提前三个月确认。
2. 假如晚会是与其他机构合办，征求他们的意见，获取他们的机构信息，以便强化合作伙伴关系。最基本的包括合作机构的logo和网站链接。
3. VI设计：作为推广专员，你必须至少提前半年开始准备晚会的VI设计，包括图标、图案素材、字体、颜色等一切“视觉设计核心要素”。设计应该包括一张微博封面图片(假如晚会足够大型的话)，以及网站所需图片和其他宣传素材——晚会邀请函、节目单，甚至布景装饰。在着手设计前，请确保筹款专员认可晚会的主题。
4. 创建专题网页，或者在某个易于查找的网站上开设一个涵盖晚会信息的版面，说明一些基本信息，如内容、地点、时间、人物和目的等。网页可设置一个注册/回复表单，有助于快速联结访客。别忘了在网站主页添加该页面的链接。
5. 邀请邮件：确定了晚会日期、发完了通知邮件、补充了更多内容(专题网页和报名链接等)，现在你可以开始对外发送晚会邀请邮件了。理想的做法是发出活动邀请或者发送邀请邮件，注意信息的更新和完整。可制定一个时间计划表，这能给你和同事们一个最后限期去确认诸如嘉宾信息、拍卖环节等晚会细节。
6. 宣传彩页：鉴于印刷和邮寄过程较为耗时，因此在建立专题网页和发送邀请邮件的同时就得开始制作各种纸质宣传彩页。此外，网页链接和报名链接必须在寄出邀请函或其他邮寄品(通知预留时间的邮件/柬帖除外)之前做好。邀请函须至少提前4个月发出。
7. 微博话题或标签：制造微博话题，或者在机构微博上发起特定标签，这费点心思即可做到。请务必在微博页面上添加专题网页链接和报名链接。如果你把报名方式设置为微博报名，请确保网站主页的报名链接也保持一致。也就是说，不要出现两个不同的报名链接，否则费时费力又让人混淆。
8. 宣传文本：针对微博、微信和人人网平台各写一段晚会宣传语并发送给你的同事，特别是那些忙里忙外的机构负责人，敦促他们把宣传文本发布在他们的个人社交媒体帐号上。如果你所在的机构设有“福利委员会”，也请发送给他们，并做出一个标识，让大家知道共同协办的委员会成员有哪些。鼓励他们在各自的社交网络帐号、甚至邮件签名上添加标识信息。这将显示出你对他们努力的认可，同时也有助于宣传晚会。
9. 制定晚会的公关策略：详情请点击筹款晚会的六大推广策略(作者Kate)。
10. 建立并鼓舞你的“使者”团队：明确外联人员，包括志愿者、委员会成员，甚至代言人/明星(或者说他们的公关人员)。晚会宣传离不开团队协作，因此，准备好物资、宣传文本和工作计划表，使他们能更好的配合你的宣传工作！
