麦克‧马诺(Mike Mothner)是美国一家搜寻引擎营销公司Wpromote的创办人，拥有50名员工。和多数主管一样，马诺的工作也经常被琐事打断。每早马诺一坐进办公室，电话就开始接二连三响起，他的工作不断被迫暂停。此外，他还有个习惯，就是让电子邮件及MSN随时处于登入状态，一有信件马上打开来看，一有人呼叫，马上回复。
可想而知，光是应付这些事就耗掉马诺大量时间，于是马诺开始重新组织他的工作方式。
妙招1
15秒解决一封电子邮件
首先，马诺改掉随时收信的习惯，而是固定在早上开始工作前、中午用完餐以及下班前3个时段收信，并且不再随时挂在MSN上。
此外，马诺也不再接听电话，而是把这项工作交给语音信箱，然后利用一套名为PhoneTag的软件，将语音邮件全数转换成电子邮件，自动寄送到他的一个特定信箱。如此一来，马诺既不用中断工作去接听电话，语音邮件也能全数转成文字，成为他的“待办事项清单”。
现在，马诺平均每天收到300封邮件，寄出75封，处理时间则大幅缩短，“用电子邮件来处理事情，效率高太多了，”马诺在接受美国《商业周刊》(Bloomberg BusinessWeek)采访时，高兴地说：“我甚至15秒就可以解决掉一封邮件。”
不过，马诺并不是看到信就回，而是依据事情的严重性以及处理的时间长短，为这些信件排列5个等级，1代表最重要且最紧急，5则是最不重要。他会在看完信后立即做判断，然后依序处理。
