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管理者解决问题的5个原则

管理是一种艺术,没有绝对的答案。管理风格是一种选择,选择会因人而异。那管理者在遇到问题,应该如何去解决呢?

01:

每当遇到问题时,身为管理者的我们应该:

A. 亲自去解决

B. 让该负责的下属来解决

C. 和下属一起解决

D. 继续观察下属是否会主动解决或解决的情况

管理是一种艺术,没有绝对的答案。管理风格是一种选择,选择会因人而异。在以上看似每种选择都对的情况下,100位管理者就会把所以选择可能性都覆盖了。有经验的管理者遇到这种问题通常关注的不是可选择的答案,而是如何达到答案的思路。

首先,管理者需要有充分的意识,自己的绩效重点不再是自己能够解决多少问题管理者的责任是要建立一个能够解决问题的团队,当然这也包括避免问题产生及减低问题严重性。

这个转变非常考验管理者的心理素质,特别是在安全感及情绪调整方面。当我们通过解决问题来当英雄的时候,我们对团队传达的信息可能就是:没有了我,情况就无法解决了,大家需要我。

长期下来,我们会获得被需要的感觉,同时养成团队依赖性,这些对管理者长远来说都不是好方法。

虽然管理者应该培养团队解决问题的能力,有时候管理者也会遇到:

下属无法处理的问题

问题的严重性较大,如果处理不好后果会很严重;

是领导关注的问题

下属已经向我们求助了;

是我们擅长处理的问题。02:

遇到以上或其他的情况,管理者应该如何判断是否需要插手汇报上来的问题

管理者不妨问自己以下的问题。同时,下属们也可以通过这些问题协助自己更好拿捏情况。

1.这个问题应该由谁来负责?

在问“我们应该怎样解决问题”之前,先停下来想想:“这个问题应该由谁来负责?”

这个问题需要管理者考虑解决当前问题的需要和解决方法,对未来行为的影响之间取得平衡。毕竟长远的目标是,让团队可以在没有我们的情况下,独立解决问题

例如:客服中心常常会有客户要求直接与经理谈话,客服经理就需要衡量怎么做对现在与未来会比较好。如果决定让下属来处理,管理者也要权衡由哪个下属处理会是最好的。

有些管理者只会委托他们信任的下属来处理,时间长了,团队里也有人能解决问题

2.现在做,还是正确的做?

有些情况即使问题应该由下属来处理,但是因为牵涉到事情的紧急性,管理者有可能需要自己来处理比较合适。即使是这样,管理者也应该尽量要求团队成员参与这个过程。

这样做会让团队知道我们的角色是“伙伴”,而非“英雄”。

3.我能做的最少是什么?

为了可以培养团队解决问题的能力,管理者需要问自己“我能做的最少是什么?”我们要找出自己最基本需要做的事,并要求团队成员尽他们最大的能力来办事。

事情完成之后,就要利用这次事件来教导团队,往后应该怎样在没有我们的帮助下解决同样的问题

4.问题在于内容、模式、还是关系?

当同事或下属向我们提出问题时,我们可以从三个层面思:内容、模式、关系。

内容问题:指的是那些必须立即关注的问题。例如:业务经理必须每个月初交上个月的业务总结报告,但是某个业务经理却没有按时完成。这件事构成了内容问题,因为未完成的报告本身就是问题

模式问题:当问题不在于单一问题上,而是在于这样的问题反复出现的时候,模式问题就存在了。例如:业务经理经常未完成业务报告就是模式问题

关系问题:当问题涉及了人们对于能力、信任或尊重的基本顾虑时,关系问题就会发生。一旦发生了关系问题,一般就要进行关系、结构或政策上的改革。一般情况下,大部分内容问题与模式问题应该由员工自己来解决。

团队内部的问题当然应该这样处理,通常,在一个正常运作、拥有强大团队的组织中,团队外部发生的内容问题与模式问题,也应该由遇到这些问题的人来解决,员工们不应该将这些问题上报上去。

然而,如果他们已经在这两个层面上坦然讨论这个问题,却无法引发适当的变化,那么上报就是恰当的做法。

理想状态是,向我们上报的人应该继续参与解决这个问题,他们也应该在进行模式谈话时通知对方。如果解决方法不管用,他们就必须把问题上报上去,才能找到其他解决方法。

这样做既能让对方了解不遵从的所有后果,而且有望让他们更有动力去贯彻始终。这还能确保他们在日后把问题上报上来给我们时,不会被别人指责只是在操纵权力而已。

5. “合作性上报”原则

我们可以采取一个叫做“双方同意上报”的方针。

当团队遇到问题时,只有在各方一致同意需要领导帮助的基础上,才会向上汇报。这样做是为了鼓励团队成员等到万不得已的时候才去找领导,而不是一开始就向领导求助。

“合作性上报”政策能够阻止别人把领导当作“木棍”来威胁别人,或者把领导当作借口,以避免发生令人不安的冲突。相反的,有了这一政策,员工们都觉得自己更有责任去维持一场相互尊重的对话,坦诚地把顾虑提出来讨论。

03:

作为管理者,我们的首要贡献就是建立一个高效的团队,而促使团队和组织变得高效的主要动力,就是同行问责的文化。有些时候,将问题上报就是恰当的做法。然而,问题要是处理得不好,上报反而会破坏这一关键规范。

以上五个原则能帮助我们判断是否接受上报上来的问题,也能帮助我们以增强团队而非削弱团队的方法处理这些问题

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