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思路|时间管理的秘诀竟然是它

世界上最公平的事情是什么?

那就是每个人每天都享有24小时。

但是面对这天赐的公平,我们在同等时间内的收获和产出却天差地别。

这种差别仅仅是因为出身、地位、财富的差距吗?并不全是,决定性的因素是我们对时间的掌控。

如何掌控时间?

我读了N本关于时间管理的书,听了N个时间管理的讲座,发现其实时间管理有很多方法,比如:

克服拖延症

合理利用零碎时间

制定计划表

提高效率

敢于拒绝

善于取舍

……

我们深谙这些方法,却依然做不到高效能。

或许,我们缺少了这个最重要的、最有效的秘诀,那就是“抓重点”。

“抓重点”听起来很简单,实际上做起来却像时间资源优化配置,并不容易。

下面我们请职场妈妈、销售主任Nancy示范一下:

7:00 Nancy起来洗漱,安排女儿早餐及上学物品。由丈夫送女儿去上学。

8:00 准时上班,八点五十到达办公室。

9:00 她想起十点要拜访老客户,便打开电脑了解了一下老客户的订购情况,然后去生产部拿了小盒新产品准备送给老客户体验。

10:00 她准时出发。她与老客户相谈甚欢,并约定下次再一起商谈新产品的合作方案

12:20 她回到办公室,吃饭、休息。

14:00 她开始拟定新项目方案工作。她只有两个小时的时间准备这个方案,待会会议讨论要用。她匆匆收集了数据材料,查阅了网络相关项目的方案模版。

15:50 她完成了初定的新项目方案

16:00 部门会议上,经理请大家自由发言,畅谈新项目方案。由于Nancy的项目方案比较粗糙,她不敢贸然发言,最后经理提问才粗略地讲述了方案内容。该方案因准备不充分并未得到大家的关注。

17:30 散会下班

7:00 Nancy起来洗漱,由于提前准备好了早餐材料及女儿上学物品,他们一家三口吃了个愉快的早餐。早餐后丈夫送女儿上学。

8:00 Nancy准时上班。在路上,她想到了今天三项工作,她认为重点是拟定新项目方案,下午会议及下个月工作均是围绕方案开展。她开始构思新项目方案框架,思索方案涉及的重要因素。八点五十到达办公室时,Nancy已经初步形成了方案的大致框架。

9:00 Nancy十点要拜访老客户。她年初就制定了所有老客户订购情况动态表,因此她对老客户订购情况一目了然。昨天下午下班时,她已针对老客户的需求和情况,顺道去生产部拿了小盒新产品,准备今天送给老客户体验。

现在Nancy有一个小时的空余时间。她把早上思索的方案打进电脑里,并把各部分细化,增添了相应数据和案例,使方案有理有据。

10:00 她准时出发。由于她对老客户具体情况非常了解,她与老客户相谈甚欢,她特别选取的新产品也受到客户肯定。他们约定具体日期再一起商谈新产品的合作方案

12:20 她回到办公室,吃饭、休息。

14:00 她开始修改、完善新项目方案。通过早上的努力,她的方案基本完整。她用了一个小时收集了很多同行类似项目资料,并收集了历史数据,使方案更加完善,更具说服力。

15:00 她完善了初定的新项目方案。她利用这空余的一小时安排了明天的工作,并列出重点工作。她还利用这段时间学习,提升自己相应业务能力。

16:00 部门会议上,经理请大家自由发言,畅谈新项目方案。由于Nancy的项目方案准备很充分,她第一个发言,并立刻得到了经理和同事们的关注和赞许,最后部门的最终方案以她的方案为蓝本,由她组织同事们进一步完善。经理对她的工作能力和工作态度大为赞许。

17:30 散会下班

17:30 Nancy出发去幼儿园接女儿放学。她接到女儿后坐车回家,碰上下班高峰期道路堵塞。女儿感到很饿,便开始闹情绪。Nancy一边哄女儿,一边感到工作和带娃的双重疲惫。

18:20 到家,她匆忙给女儿吃了零食,便开始做晚饭。

19:00 丈夫回家,一家人吃晚饭。

19:30 女儿说今晚的作业是做灯笼。Nancy找了家里的材料,并没有灯笼材料。她建议用剪纸、硬纸板等材料做环保型的灯笼,女儿不愿意,开始哭闹。Nancy只好让丈夫去买材料。

20:00 一家三口一起做灯笼,其乐融融。

21:00 Nancy匆忙给女儿洗澡后陪女儿睡觉,Nancy也感到十分疲倦😩。她想到今天没有预留睡前故事时间,女儿也没有练舞半小时,决定明天一定要记得提醒女儿练舞。

17:30 Nancy出发去幼儿园接女儿放学。她准备了茶点和酸奶给放学的女儿食用。 女儿放学后,Nancy知道是交通高峰期,便与女儿在附近公园一边吃茶点,一边聊女儿上学情况和作业情况。当她得知女儿今晚作业是做灯笼时,她想到家里没有灯笼材料,便在附近商店买了制作灯笼材料。她还买了女儿今晚想吃的意大利面及相关食材。

18:15 Nancy和女儿坐车回家,由于交通高峰期已过,他们一路通畅。

18:35 到家,Nancy便开始做意大利面,并安排女儿排练舞蹈半小时。

19:00 丈夫回家,一家人吃晚饭。

19:30  一家三口一起做灯笼,其乐融融。

20:00 洗澡及睡前故事时间

20:30女儿睡觉,Nancy也安排了明天要准备的上班资料和女儿上学资料。

我们可以看出,抓重点的Nancy无论在职场上、还是在家庭里,都过得游刃有余。升职有望,亲子关系和谐,职场幸福感和家庭幸福感都比不抓重点的Nancy强。

不抓重点的Nancy也是勤奋的、忙碌的,但是一天之中,她没有一条“重点之绳”统筹,不能实现时间的优化配置,打的都是无准备之仗,结果自然是不乐观的。

重点就是又紧急、又重要、影响较大的事情。重点跟你的月度计划、年度计划挂钩,对你的职场绩效、生活质量均产生重要影响。

延续上述例子:

对职场上的Nancy来说,与她工作绩效、工作目标、年终业绩挂钩的就是重点;

对妈妈Nancy来说,高质量陪伴、亲子关系、与孩子健康、学业、兴趣爱好相关的任务等就是重点。

图片来自网络

我以前是一个不懂得抓重点的人,常常埋头苦干,却毫无收获;常常忙碌不已,却总觉得还有很多很多的事情都没有完成,而且忙碌并未实现高效。

想想爸爸苦口婆心地提醒我,你要抓住重点呀,只要你先把重要的事情做了,你一天就没有虚度,也不会产生焦虑。我如梦初醒。

图片来自网络

《高效能人士的七个习惯》里提到“要事第一”的时候,作者向我们展示了一个小实验:

作者要将所有的石头装进瓶子里。他先装小石头,将所有小石头装完了,大石头就装不下了。

如果往瓶子里放石头的顺序换一下,先把大石头装进去,再装小石头。那么瓶子可以装得下所有的大石头和小石头。

小石头代表无关紧要的小事,而大石头代表重要的事情。

图片来自网络

如果我们一直不统筹规划,小事大事一起做,那么很多重要的事情就无法完成,而总做无关紧要的小事让我们碌碌无为。如果我们每天先把重要的事情做好了,那么不管小事能不能完成,也对我们的生活、前途不产生质的影响。

因此,“抓重点”就是我们不是通过节省时间来做重要的事情,而是先确定重要的事情,再把时间投入到重要的事情里。形成这种思路后,还要有坚决的执行力。没有执行,一切归零。

抓重点的执行力要在日常工作、生活中逐步养成。

毕竟我们精力有限,每天都只有24小时。我们管理不了时间,只能管理“精力”。相信把我们最大的精力投入到“抓好重点,马上行动”上,我们收获的将是高效能的人生!

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