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要写出打动马爸爸的高质量简历?你需要掌握...

不管是工作还是生活中,需要“写”的地方越来越多,但我们真的会写、能写、写得好么?这本《如何高效写作》告诉我们,只要掌握写作的流程,每一步都目标清晰、达到标准,快速升级写作技能并不是难事。作者根据自己多年的经验,总结出一套简单、易上手的写作流程,经过“确定信息、分析读者、收集点子、写出概要、打草稿、反复推敲、精炼修改”这7步,就能流畅、轻松地写出好文章。

先来了解一下作者芝本秀德:原本是一名程序员、软件工程师。作为软件供应商,为汽车厂商开发汽车导航系统。之后,担任了软件包的项目领导,负责商品从企划、设计、开发到销售支持、营销支持等一条龙服务。再后来,作为一名咨询师独立了出来,创办了名为“Process Design Agent”的公司。工作任务就是站在第三者的角度为管理层提供参考意见,深化、促进问题的讨论。经常发表各种论文,也出书,本书是作者的第11本,也算是经验之谈了。作者认为文章并不难写。难的是思考前所未有的理论体系及点子,文章只是将这些传递出去的工具而已。一般人欠缺的只是合适的方法,如作者所说,是一种“程序”能力,能够将输入(信息、资源)变化为输出(成果)的过程。

写作技能的整体概要

不会写作的坏处,会写作的好处。在我们工作和生活的场景中,写作越来越多。写不好,也就是说如果没有办法运用文章很好地进行沟通会怎样呢?可能会造成误解、导致返工、方案无法通过、无法得到认可等。掌握了写作技能,有什么可喜之处呢?可以提高工作效率、正确地传递想法、提高表达能力和提高管理能力,所有这些可以增加机会。

作者曾经也不会写,提交的设计书被批评得体无完肤。但在那之前,作者对自己的语文能力还是很有自信的。我喜欢看书,也认为自己能较好地理解文章的意思。高中时,语文是我的拿手科目。但我发现,一旦让我向外输出、自己来写时,我完全不能胜任作为商务人士、工程师的工作。作者除了阅读必看的写作书籍以外,还把每天遇到的事、从中获得的经验教训写成博客,逐渐形成了自己的写作方式,具体的流程如下:

(1)用一句话把想说的写下来;

(2)把想法分点写下来;

(3)构建故事框架;

(4)加入血肉;

(5)重读一次进行精练。

写作技能的三要素:第一个是“表达方式的储备”。也就是说如何把所想表达出来。例如词汇、修辞手法、有效的表达方式,等等。这些只能靠储备。作者的做法是,看书的时候,把觉得“写得真好”的句子摘抄在小本子上,走到哪儿带到哪儿,一遍遍地反复看。这样一来,这个表达方式就变成自己的东西、内化于心了。第二个要素就是“造句方法”,也就是“基本技巧”。第三个要素,也就是“程序(运用能力)”,即归纳想法并将之精练成文章的过程。本书的主要内容就是第三个要素——程序(运用能力)了解会写的人的写作程序(运用能力),并进行模仿,在不断的练习中磨炼技能,这才是进步的捷径。

作者以写书的程序作为一个例子,对写作的程序(运用能力)进行说明。这里运用了“工艺物料平衡图(Process Flow Diagram)”的方式进行说明。这张图再现了输入通过程序的转换,产生输出,再经过连锁动作完成最终输出,形成最终成果的整个过程。

写书的时候,第一步分析市场需求要做的事就是到书店去,观察书的摆放方式,看各种排行榜,进而了解目前热卖的是什么书,分析图书市场需求。第二个程序——寻找读者群,制作用户画像作为一种输出。用户画像是营销学的方法之一,通过将用户的形象具体化,明确用户有哪些需求、有什么困难。有时也可以参照自己认识的某一位具体人物。通过设定用户画像,“3.列举读者困扰”。针对前面所讲的用户困扰,以我们掌握的知识、技能为基础,提供解决方案(步骤4),同时,思考该方案以什么样的切入点进行表述(步骤5,6),思考切入点的同时,还要考虑如何把想要传递给读者的思想用一句话表现出来(步骤7),把切入点及一句话信息作为输出,精练章节(步骤8)。章节也就是目录。再准备企划案提交通过。出版图书的过程中,重要的是写文章之前的阶段。写作只是出版过程中的一部分而已。文章的质量一半以上在“设计”的阶段就已经决定了。因此,要在这个阶段花时间、下功夫。写作是包括了思考在内,依照写作程序(运用能力)来进行的一项工作。

提升写作能力的七个步骤

技能不是技巧,技能是将技巧运用的能力,只有技巧写不出好文章,希望提升技能,但仅集合了技巧是行不通的。技能指的是“技巧+程序(运用能力)”,不会写是因为没有掌握写作的程序。好比做菜一样,如果只是了解了“切菜”、“腌菜”等技巧,但没有菜谱是做不出好菜的。写作技能也是一样的。首先,必须先知道都有些什么样的基本技巧。但是,并不只是停留在了解基本技巧,还要根据菜谱,也就是程序(运用能力),在实际的练习中使用基本技巧,而后学会写作。大家既看得懂日语,也会写短文,是拥有基本技巧的。不足的是菜谱,也就是程序(运用能力)。只要掌握了程序(运用能力),大家就都能写出好文章了。

写作程序的整体概要如下:首先,确定信息。接下来,分析读者。之后,收集点子,写出概要,也就是故事。接着写草稿进行推敲,最后是修改。这就是写作程序的7个步骤。各个步骤中相通且非常重要的就是获得反馈。把写好的东西拿给别人看,请一定让他(她)给出评价。还有一个非常重要的是,经常对结构进行调整。

1、确定信息:把想传达的思想用一句话表现出来

写作程序的第一个步骤就是“确定信息”。所有的商务活动都是解决问题的过程,写作也不例外。“问题”指的就是差距。是现状(As Is)和其应有状态(To Be)之间的差距。为了消除差距,必须采取什么样的措施、行动——这就是“课题”。通过“课题”而消除了的差距,其标准被称为“主题”。为了消除差距而必须传达出来的就是信息。如何来表述这种信息呢?最重要的就是把想传达的思想用一句话表现出来。想说的是什么、结果会怎样——用这样的方式去表达。

当你在思考要怎么说的时候,就想象一下如果是向身边的人以一句话来说明情况的话要怎么说。这就是想说的话,想表达的思想(信息)。思考,直至能用一句话来表达。会写的人使用思考程序示意图来帮忙。只要考虑以下问题就可以了:现在想要传达的思想是什么、现状是怎样的、想要达到什么样的状态、希望对方产生的反应是什么、给对方留下的印象是什么、想传递的信息是什么。如下为本书的示例:

2、分析读者:充分考虑读者的需求

写作程序(运用能力)的第二个步骤是“分析读者”。为什么必须分析读者呢?原因在于,所有沟通交流的质量,都是由交流的对象来评价的,文章也是一样的。做方案的时候,不是以供应商想做什么、能做什么来决定的,而是要充分地考虑客户想做什么、想得到怎样的效果。因此,对读者的分析不可或缺。

那么,要如何来进行分析呢?有四个要点:(1)读者是谁,是什么样的人;(2)读者掌握的知识有多少;(3)读者在担心什么;(4)根据与对方的距离选择适当的表达。分析读者,指的就是了解读者。谁会是读者、读者站在什么样的立场、掌握了哪些背景知识和事情的进展情况、关心的问题是哪些、喜欢的表达方式是什么、与自己的距离在何种程度,这些都是我们要把握好的。

3、收集点子:把头脑中浮现出来的东西想出来

写作程序(运用能力)的第三个步骤是“收集点子”。点子指的就是想法,或者也可以说是灵机一动。我们在说到点子的时候,都觉得它应该是一个创新的、崭新的东西,但其实它并没有那么高深,它就是一个“想法”。即使是头脑中浮现出来的一些东西,这样的程度也是没有问题的,重要的是“毫不迟疑地想出来”。总之,想出来。之后再来进行筛选。收集点子有以下几种方法:

(1)一条一条地写下来——把想到的东西自由地写下来,然后再进行归纳和组合。

(2)写在便笺上——写在便签纸上,用亲和图法和KJ法进行分类。

(3)在白纸上自由地写下来——动手思考,从一个问题出发写下各种想法。

(4)使用大纲编辑器(Outline Editor)——可用幕布、思维导图等工具。

(5)把书当成点子抽屉的把手——靠平时多看书积累点子和思考。

(6)储备想法——经常把想到的东西储备起来,这些都会成为素材。

4、写概要:如何有条理顺畅的引出结论

第四个步骤——写概要。概要指的就是“轮廓”。在文章中也叫“架构”。

有条理地传递信息的过程中,最重要的就是,不要让故事情节很跳跃。故事情节要是很跳跃的话,读者就只能是抱着疑问来追故事了。除了故事情节的跳跃性,还有另外一点希望大家注意,那就是,不要“放入噪声”。也就是说,不要把和故事主要情节不相关的信息放到故事中去。

需要用有条理的故事情节顺畅地引出结论。故事情节是为何而存在的呢?故事情节主要有三个功能。第一个功能是,“将读者顺畅地引导到结论上去”。第二个功能,是“使读者带着问题看文章”。第三个功能,是促进理解、巩固记忆。

故事情节纵使千变万化,开头却必定会有“导入部分”。导入部分也被称为“前言”“引子”。在导入部分,明确说明“文章是针对什么内容而写的”,引起读者的兴趣。这对于读者来说,就像是“地图”一样的东西。这个地图告诉了读者“我要按照这样的顺序进行说明哦”,它承担的职责就是:事先告知读者说话的顺序。也就是说,把地图交给读者后,再开始进行说明。在这个基础上,适时地提醒读者:现在讲的是程序中的这个步骤。让读者随时了解到自己现在所处的位置。

比较常用的框架有以下三种:报告型、要求型和通用型,但不论使用什么样的模型,在整体的故事中,都必须对读者的“疑问”进行回答。

概要的框架1(报告型):工作中经常用到的概要框架是“事实、判断形势、汇报意见”的模型。在危机管理中,想立刻简洁地进行汇报时,只要掌握了这三个构成要素,就能马上将想表达的信息传递给对方。

概要的框架2(要求型):向对方提出要求的时候,“要求型”概要是非常有效的。它的结构是:现状、问题意识、要求的概要、具体的要求。写需求建议书、工作说明书等就属于这个范畴。

通用型概要:最基本、常用的概要结构还有:“导入、结论、支持、结论”模型。这在什么样的情况下都可以使用,因此也被称为“通用型概要”。这里所说的支持,指的是证据。它的结构就是:先把结论写下来,然后摆出一个以上的证据,最后再总结一次结论。证据的话,可以只有一个,也可以有好几个。有好几个证据的情况下,就要按照它们的重要程度、空间位置、时间序列等顺序进行排列并展开说明。

5、写草稿:以准备扔掉的心态来写

写作程序(运用能力)的第五个步骤是“写草稿”。这个实际上指的是,以之前说明的东西为基础,试着写下来看看。写作的时候不要一上来就写得很漂亮,要以准备扔掉的心态来写。

6、推敲与修改:好文章是改出来的

粗略地写完之后就要对文章进行精练了。也就是相当于写作程序(运用能力)的第六个步骤:推敲,以及第七个步骤——修改。好文章需要一次又一次地反复思考、琢磨而成。在推敲的时候,能够得到反馈是最好的。

精炼修改的时候,就需要用到写文章的基本技巧了。一个是参考写文章的三个基本原则来进行修订:(1)一个词/一个意思——选择读者能够理解的词语,选择确定为单一语义的词语;(2)一个句子/一个点子——一个句子中,只表达一个意思;(3)一个段落/一个主题——在一个段落中只涉及一个主题,不要写进与主题无关的信息。第二个是有意识地使用连词,本书中把连词分为了六个类别。即“解说”“证据(因果)”“示例”“附加”“转折”“补充”。作者进行了逐一介绍。

最后,作者以简历为例进行了实例讲解,并把一次线下讲座的具体实操过程进行了分享,作为读者如果想要写一篇高质量的能够打动HR的简历,非常推荐去读一读。整个过程把作者提到的高效协作的七个步骤进行了完整的演练。

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