不管是工作还是生活中，需要“写”的地方越来越多，但我们真的会写、能写、写得好么？这本《如何高效写作》告诉我们，只要掌握写作的流程，每一步都目标清晰、达到标准，快速升级写作技能并不是难事。作者根据自己多年的经验，总结出一套简单、易上手的写作流程，经过“确定信息、分析读者、收集点子、写出概要、打草稿、反复推敲、精炼修改”这7步，就能流畅、轻松地写出好文章。
先来了解一下作者芝本秀德：原本是一名程序员、软件工程师。作为软件供应商，为汽车厂商开发汽车导航系统。之后，担任了软件包的项目领导，负责商品从企划、设计、开发到销售支持、营销支持等一条龙服务。再后来，作为一名咨询师独立了出来，创办了名为“Process Design Agent”的公司。工作任务就是站在第三者的角度为管理层提供参考意见，深化、促进问题的讨论。经常发表各种论文，也出书，本书是作者的第11本，也算是经验之谈了。作者认为文章并不难写。难的是思考前所未有的理论体系及点子，文章只是将这些传递出去的工具而已。一般人欠缺的只是合适的方法，如作者所说，是一种“程序”能力，能够将输入（信息、资源）变化为输出（成果）的过程。
写作技能的整体概要
不会写作的坏处，会写作的好处。在我们工作和生活的场景中，写作越来越多。写不好，也就是说如果没有办法运用文章很好地进行沟通会怎样呢？可能会造成误解、导致返工、方案无法通过、无法得到认可等。掌握了写作技能，有什么可喜之处呢？可以提高工作效率、正确地传递想法、提高表达能力和提高管理能力，所有这些可以增加机会。
作者曾经也不会写，提交的设计书被批评得体无完肤。但在那之前，作者对自己的语文能力还是很有自信的。我喜欢看书，也认为自己能较好地理解文章的意思。高中时，语文是我的拿手科目。但我发现，一旦让我向外输出、自己来写时，我完全不能胜任作为商务人士、工程师的工作。作者除了阅读必看的写作书籍以外，还把每天遇到的事、从中获得的经验教训写成博客，逐渐形成了自己的写作方式，具体的流程如下：
（1）用一句话把想说的写下来；
（2）把想法分点写下来；
（3）构建故事框架；
（4）加入血肉；
（5）重读一次进行精练。
写作技能的三要素：第一个是“表达方式的储备”。也就是说如何把所想表达出来。例如词汇、修辞手法、有效的表达方式，等等。这些只能靠储备。作者的做法是，看书的时候，把觉得“写得真好”的句子摘抄在小本子上，走到哪儿带到哪儿，一遍遍地反复看。这样一来，这个表达方式就变成自己的东西、内化于心了。第二个要素就是“造句方法”，也就是“基本技巧”。第三个要素，也就是“程序（运用能力）”，即归纳想法并将之精练成文章的过程。本书的主要内容就是第三个要素——程序（运用能力）了解会写的人的写作程序（运用能力），并进行模仿，在不断的练习中磨炼技能，这才是进步的捷径。
作者以写书的程序作为一个例子，对写作的程序（运用能力）进行说明。这里运用了“工艺物料平衡图（Process Flow Diagram）”的方式进行说明。这张图再现了输入通过程序的转换，产生输出，再经过连锁动作完成最终输出，形成最终成果的整个过程。
写书的时候，第一步分析市场需求要做的事就是到书店去，观察书的摆放方式，看各种排行榜，进而了解目前热卖的是什么书，分析图书市场需求。第二个程序——寻找读者群，制作用户画像作为一种输出。用户画像是营销学的方法之一，通过将用户的形象具体化，明确用户有哪些需求、有什么困难。有时也可以参照自己认识的某一位具体人物。通过设定用户画像，“3．列举读者困扰”。针对前面所讲的用户困扰，以我们掌握的知识、技能为基础，提供解决方案（步骤4），同时，思考该方案以什么样的切入点进行表述（步骤5，6），思考切入点的同时，还要考虑如何把想要传递给读者的思想用一句话表现出来（步骤7），把切入点及一句话信息作为输出，精练章节（步骤8）。章节也就是目录。再准备企划案提交通过。出版图书的过程中，重要的是写文章之前的阶段。写作只是出版过程中的一部分而已。文章的质量一半以上在“设计”的阶段就已经决定了。因此，要在这个阶段花时间、下功夫。写作是包括了思考在内，依照写作程序（运用能力）来进行的一项工作。
提升写作能力的七个步骤
技能不是技巧，技能是将技巧运用的能力，只有技巧写不出好文章，希望提升技能，但仅集合了技巧是行不通的。技能指的是“技巧+程序（运用能力）”，不会写是因为没有掌握写作的程序。好比做菜一样，如果只是了解了“切菜”、“腌菜”等技巧，但没有菜谱是做不出好菜的。写作技能也是一样的。首先，必须先知道都有些什么样的基本技巧。但是，并不只是停留在了解基本技巧，还要根据菜谱，也就是程序（运用能力），在实际的练习中使用基本技巧，而后学会写作。大家既看得懂日语，也会写短文，是拥有基本技巧的。不足的是菜谱，也就是程序（运用能力）。只要掌握了程序（运用能力），大家就都能写出好文章了。
写作程序的整体概要如下：首先，确定信息。接下来，分析读者。之后，收集点子，写出概要，也就是故事。接着写草稿进行推敲，最后是修改。这就是写作程序的7个步骤。各个步骤中相通且非常重要的就是获得反馈。把写好的东西拿给别人看，请一定让他（她）给出评价。还有一个非常重要的是，经常对结构进行调整。
1、确定信息：把想传达的思想用一句话表现出来
写作程序的第一个步骤就是“确定信息”。所有的商务活动都是解决问题的过程，写作也不例外。“问题”指的就是差距。是现状（As Is）和其应有状态（To Be）之间的差距。为了消除差距，必须采取什么样的措施、行动——这就是“课题”。通过“课题”而消除了的差距，其标准被称为“主题”。为了消除差距而必须传达出来的就是信息。如何来表述这种信息呢？最重要的就是把想传达的思想用一句话表现出来。想说的是什么、结果会怎样——用这样的方式去表达。
当你在思考要怎么说的时候，就想象一下如果是向身边的人以一句话来说明情况的话要怎么说。这就是想说的话，想表达的思想（信息）。思考，直至能用一句话来表达。会写的人使用思考程序示意图来帮忙。只要考虑以下问题就可以了：现在想要传达的思想是什么、现状是怎样的、想要达到什么样的状态、希望对方产生的反应是什么、给对方留下的印象是什么、想传递的信息是什么。如下为本书的示例：
2、分析读者：充分考虑读者的需求
写作程序（运用能力）的第二个步骤是“分析读者”。为什么必须分析读者呢？原因在于，所有沟通交流的质量，都是由交流的对象来评价的，文章也是一样的。做方案的时候，不是以供应商想做什么、能做什么来决定的，而是要充分地考虑客户想做什么、想得到怎样的效果。因此，对读者的分析不可或缺。
那么，要如何来进行分析呢？有四个要点：（1）读者是谁，是什么样的人；（2）读者掌握的知识有多少；（3）读者在担心什么；（4）根据与对方的距离选择适当的表达。分析读者，指的就是了解读者。谁会是读者、读者站在什么样的立场、掌握了哪些背景知识和事情的进展情况、关心的问题是哪些、喜欢的表达方式是什么、与自己的距离在何种程度，这些都是我们要把握好的。
3、收集点子：把头脑中浮现出来的东西想出来
写作程序（运用能力）的第三个步骤是“收集点子”。点子指的就是想法，或者也可以说是灵机一动。我们在说到点子的时候，都觉得它应该是一个创新的、崭新的东西，但其实它并没有那么高深，它就是一个“想法”。即使是头脑中浮现出来的一些东西，这样的程度也是没有问题的，重要的是“毫不迟疑地想出来”。总之，想出来。之后再来进行筛选。收集点子有以下几种方法：
（1）一条一条地写下来——把想到的东西自由地写下来，然后再进行归纳和组合。
（2）写在便笺上——写在便签纸上，用亲和图法和KJ法进行分类。
（3）在白纸上自由地写下来——动手思考，从一个问题出发写下各种想法。
（4）使用大纲编辑器（Outline Editor）——可用幕布、思维导图等工具。
（5）把书当成点子抽屉的把手——靠平时多看书积累点子和思考。
（6）储备想法——经常把想到的东西储备起来，这些都会成为素材。
4、写概要：如何有条理顺畅的引出结论
第四个步骤——写概要。概要指的就是“轮廓”。在文章中也叫“架构”。
有条理地传递信息的过程中，最重要的就是，不要让故事情节很跳跃。故事情节要是很跳跃的话，读者就只能是抱着疑问来追故事了。除了故事情节的跳跃性，还有另外一点希望大家注意，那就是，不要“放入噪声”。也就是说，不要把和故事主要情节不相关的信息放到故事中去。
需要用有条理的故事情节顺畅地引出结论。故事情节是为何而存在的呢？故事情节主要有三个功能。第一个功能是，“将读者顺畅地引导到结论上去”。第二个功能，是“使读者带着问题看文章”。第三个功能，是促进理解、巩固记忆。
故事情节纵使千变万化，开头却必定会有“导入部分”。导入部分也被称为“前言”“引子”。在导入部分，明确说明“文章是针对什么内容而写的”，引起读者的兴趣。这对于读者来说，就像是“地图”一样的东西。这个地图告诉了读者“我要按照这样的顺序进行说明哦”，它承担的职责就是：事先告知读者说话的顺序。也就是说，把地图交给读者后，再开始进行说明。在这个基础上，适时地提醒读者：现在讲的是程序中的这个步骤。让读者随时了解到自己现在所处的位置。
比较常用的框架有以下三种：报告型、要求型和通用型，但不论使用什么样的模型，在整体的故事中，都必须对读者的“疑问”进行回答。
概要的框架1（报告型）：工作中经常用到的概要框架是“事实、判断形势、汇报意见”的模型。在危机管理中，想立刻简洁地进行汇报时，只要掌握了这三个构成要素，就能马上将想表达的信息传递给对方。
概要的框架2（要求型）：向对方提出要求的时候，“要求型”概要是非常有效的。它的结构是：现状、问题意识、要求的概要、具体的要求。写需求建议书、工作说明书等就属于这个范畴。
通用型概要：最基本、常用的概要结构还有：“导入、结论、支持、结论”模型。这在什么样的情况下都可以使用，因此也被称为“通用型概要”。这里所说的支持，指的是证据。它的结构就是：先把结论写下来，然后摆出一个以上的证据，最后再总结一次结论。证据的话，可以只有一个，也可以有好几个。有好几个证据的情况下，就要按照它们的重要程度、空间位置、时间序列等顺序进行排列并展开说明。
5、写草稿：以准备扔掉的心态来写
写作程序（运用能力）的第五个步骤是“写草稿”。这个实际上指的是，以之前说明的东西为基础，试着写下来看看。写作的时候不要一上来就写得很漂亮，要以准备扔掉的心态来写。
6、推敲与修改：好文章是改出来的
粗略地写完之后就要对文章进行精练了。也就是相当于写作程序（运用能力）的第六个步骤：推敲，以及第七个步骤——修改。好文章需要一次又一次地反复思考、琢磨而成。在推敲的时候，能够得到反馈是最好的。
精炼修改的时候，就需要用到写文章的基本技巧了。一个是参考写文章的三个基本原则来进行修订：（1）一个词/一个意思——选择读者能够理解的词语，选择确定为单一语义的词语；（2）一个句子/一个点子——一个句子中，只表达一个意思；（3）一个段落/一个主题——在一个段落中只涉及一个主题，不要写进与主题无关的信息。第二个是有意识地使用连词，本书中把连词分为了六个类别。即“解说”“证据（因果）”“示例”“附加”“转折”“补充”。作者进行了逐一介绍。
最后，作者以简历为例进行了实例讲解，并把一次线下讲座的具体实操过程进行了分享，作为读者如果想要写一篇高质量的能够打动HR的简历，非常推荐去读一读。整个过程把作者提到的高效协作的七个步骤进行了完整的演练。
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