知识产权权利人(包括著作权人、商标注册人、专利权人及著作权、商标权、专利权的专有使用许可的被许可人)向海关提供有关知识产权的权利状况、权利人的联系方式、合法使用知识产权情况(如授权许可使用情况)侵权嫌疑单位、有关图片和照片等信息，海关总署准予备案的，发给知识产权海关保护备案证书，即完成了海关备案手续。
知识产权海关保护备案自海关总署颁发《知识产权海关备案证书》之日起生效，有效期为7年。在知识产权有效的前提下，知识产权权利人可以在知识产权海关保护备案有效期届满前 6个月内，向海关总署申请续展备案。每次续展备案的有效期为7年。 知识产权海关保护备案有效期届满而不申请续展或者商标专用权、著作权、专利权法律保护期届满的，知识产权海关保护备案随即失效。
事先向海关总署进行知识产权备案，可以使权利人的合法权益得到及时有效的保护，还可以对那些过去毫无顾忌地进出口侵权货物的企业产生警告和震慑作用，促使其自觉地尊重他人的知识产权。知识产权权利人及时到海关总署办理知识产权海关保护备案，是维护自身合法权益的重要保障。海关查验进出口货物时，根据备案情况确定货物是否有侵权嫌疑，在海关总署备案后，备案数据将被传送到全国各海关，从而可以在全国的边境上建立起全面有效的知识产权保护网络。
