Managershare：动态管理你的时间，调整优先级，勤沟通。
我是时间管理培训师，工作中遇到的许多人都很讨厌给任务划定的完工期限（Deadline）。一些人要熬夜狂赶工，才能按时把活儿交上，搞得自己心烦意乱，日子过得一团糟；有些人干脆没赶上，不能如期完成自己的任务，结果给团队造成了麻烦，也影响了整个项目，最后自己罪恶感爆棚。的确，完工期限（Deadline）有时候让人抓狂，但也不一定是“死线”（Dead Line）那么恐怖嘛。
明确的完工期限可以让你提起干劲来，促使你集中注意力，权衡事务的轻重缓急，与团队高效合作，最终如期完成任务，从而使整个项目按计划顺利进行。
从这个角度考虑，“完工期限”其实是帮你给多个任务排序的现成工具：某个任务的完工期限接近了，就要把优先级提高，集中时间精力去完成。
“完工期限”还可以帮你更直观地估计自己的工作量：如果周五要交一个东西，而且你知道从现在到周五所有的时间都要用在这上面，那么这期间的其他任务或者会议就可以一口拒绝掉。最终你知道自己能及时做完，这个日期就没什么可怕的了。能够如期完成任务，那种胜利的感觉好极了。
若能善加利用，“完工期限”非但不会让你压力爆棚，而且能让你的工作效率大大提升。以下方法值得一试：
只给重要的工作划期限。
之所以感到苦恼，部分原因是我们向别人做出的承诺。我们总觉得应该给所有任务都划定完工期，从而倍感压力。其实如果一个任务没那么着急，就不必给出一个确切的日期，别人问起来就说“记在待办列表上了”。这样一来，你可以把这个任务排进日程慢慢做，不会有“完工期限”的压力。
还有，若无必要，就别答应说具体哪天做完。你可以说“马上做完”、“下星期做完”或者“过一阵给你做”，不要说“周五中午之前给你”。这样可以给自己多留下一点喘息的余地，不会觉得自己没遵守约好的时间。
如果是个很紧要的任务，而且你觉得可能会被别的重要性较低的东西干扰，无法一心一意地做这一件事，那就划个“完工期限”好了。这样你会感受到紧迫感和压力，足以催促你自己做完这件事。你要把自己定的完工日期告诉同事或上司，或者定期开会汇报进度。
然后你要把握好节奏。别像大学期末考试一样，只定一个最终完成日期。你要把大的任务拆分成几部分，分别设定完工期限。如果能有其他人帮你在交出整体成果之前整合一下，这个方法就特别好用。比如说，哪一天完成初稿，哪天完成通读，什么时候完成修订稿等等。任务拆分越细，每部分间隔时间越短，你就越不会拖延，而拖延正是额外压力的来源。
留出机动时间。
在成为时间管理训练师以前，我总是在交工前一天赶工到深夜。要避免这种状况，只需要做出一个小小的调整：自己给自己划个完工期限，在实际的交工日期前一两天，提前完成任务。假如有什么地方花的时间比预想的多，我留到第二天上午再收尾，照样可以按时交工，不用再压力山大地熬夜了。
假设别人不会按时完成，也是个有用的法子。我做新闻工作时学到一个按时交工的窍门：假设其他人都不会按时交。比如我哪一天需要受访者的反馈意见，会让其他人在完工日期的前一两天交给我。如果这时候没收到，我还有时间去催，不至于拖慢原定计划。若有可能，把要东西的时限提前一到两天，留出缓冲时间。如果团队人数在四人以上，那还要留出更多时间，应对可能产生的后续问题。
时刻与相关各方沟通。
如果遇到会显著影响进度的问题，你一定要勤于沟通。也就是说，对于耗时比预期长的难题，还未得出的结果，人员配备的问题，客户没有提供必要的信息……诸如此类问题，你一定要让别人知道。
随时把情况告诉重要相关方，就可以通过协商对完工期限进行相应调整；或者提前知会对方（尤其是外部客户），如果有人未能及时交工，整个项目的完成时间可能就需要调整。在多数情况下，你不用给外部不可控因素造成的延迟找借口，只要及时沟通，解释清楚原因就好了。
有时候如果你意识到自己赶不上交工日期了，或者某个任务不那么紧迫了，那就去跟让你做这件事的人说一声。可能只要说清楚“我们本来说好周五做完给你，但因为什么什么什么原因，我可能最早要下周才能给你了”，重新定个交工期就行了；假如你不确定什么时候能做完，也可以直说。这样对方就可以想别的办法。
虽然承认自己没能如期完成任务感觉很差，还很尴尬，但如实坦白能帮你减轻压力，对客户关系也有好处。
只要方法得当，“完工期限”就可以成为你工作的动力。不太重要的任务没必要设置明确的交工日期，重要的任务分成几部分，分别划定完成时间。然后利用以上方法，每天充满干劲地按时完成任务，摆脱压力困扰。
Elizabeth Grace Saunders|文
Elizabeth Grace Saunders是时间管理训练师，Real Life E Time Coaching & Training公司创始人，著有《How to Invest Your Time Like Money》（哈佛商业评论出版社2015年出版）一书。更多相关信息请访问公司网站www.RealLifeE.com。
