项目书，也被称之为项目申请书、项目建议书、项目策划书等。项目书通常是一份用来申请资助的书面文件。资助方对项目书会有不同的要求，有些资助方要求填写特定的表格。但是无论怎样，项目书总有一些通用的要点，根据这些要点，按照资助方的格式要求可以进一步形成不同的项目书文本。
项目书的主要目的是说服项目评审专家支持所申请的项目。由于项目书不是申请方和评审专家们的对话，没有补充说明的机会。因此，项目书中就一定要使评审专家们通过阅读就能够清楚的了解这个项目的重要性、必要性；了解你所在的组织有足够的能力来完成；了解项目将产生的社会效果；了解项目的可持续性等。也就是说让资源方放心和满意，他们的资助会被很好的利用，产生他们所希望的结果。一般来讲，写项目计划书就是要交代清楚上面这些问题。
写项目书之前：
了解都有哪些机构提供项目资助，了解你想申请的资源方的资助方向，申请的项目如果不是资助方向，结果就会徒劳无功。如果有可能再了解一下对方都资助过哪些组织，有助于预先自我评估一下中标的可能。对自己要申请的项目的背景、重要性、必要性、可行性、可持续性一定要心中有数。做不到这一点，自己都不清楚，不可能在项目书中写清楚和让评审专家们读懂。三个“臭皮匠”胜过“诸葛亮”，多听其它有经验的人意见，一定会受益不少。
项目书的几个要点：
项目名称：
项目名称是项目目的、内容的高度概括，要简单、明了，让人一看就知道这个项目是属于哪一个工作领域。比如，项目名称“XX市娱乐业服务小姐的性病艾滋病干预”，从这个名称我们可以初步得到的信息是，这是一个干预项目，在某个城市的特定行业的特定人员中进行，因此，这个项目名称说明了项目的领域（性病艾滋病防治——干预），目的（改变目标人群中的高危行为），实施地点和目标人群（服务小姐——潜在的提供商业性性服务者）。
申请组织信息：
要正确书写组织名称，并对本组织的历史和能力做简要介绍。如果是不为人知的小组织，最好提供一些对组织的诚信度有利的证据。比如，组织的合法性证据，其它有影响力组织的推荐，曾经组织过的有影响的活动等。
组织的联系方式:
如，通讯地址（邮政编码）；电话、传真、E-mail、联系（负责）人，以及开户银行名称、账户等信息，都应该认真核对无误。
项目背景、存在的问题与需求：
这个部分是让审评项目的专家们了解项目的很重要的资料。背景陈述应该让人感到，项目的实施是项目覆盖地区艾滋病防治的重要和迫切的需要。因此，进行一些调查和分析，并把这些精确、具体的证据合理的加入到项目书中会增强说服力。
一般来讲，这一部分包括以下主要信息：
1、项目地区的宏观社会环境。如：当地的性病艾滋病流行情况，项目目标人群在当地疫情中的重要性构成等。
2、提出这个项目的理由与原因。如：目标人群数量、分布、行为特点、生活状态等，凡是与目标人群在性病艾滋病防治工作中的重要性密切关系的内容；
3、项目范围（地区、受益群体）等。这一部分与资助额度、组织能力等可行性内容关系密切，不切实际的描述不但无益，反而有害。
4、其它长远意义。通常项目只能够在一定时间段内，一定的地理范围内实施，所解决的问题，也是有限的，但是，项目活动对疾病防治的影响会持续，确切的描述这些也是必要的。
项目目的：
项目的目的实际上是对存在问题的解决方案。在这一部分中要简明扼要的介绍项目的总目标、具体目标以及衡量指标。
总目标是一个长期的、宏观的、概念性的、比较抽象的描述。比如“减少高危行为，遏制性病艾滋病流行”。
具体目标是一系列的在项目周期内可实现的，有可衡量指标的具体任务。如:通过采取xxxx干预措施，“提高知晓率30％”，“高危行为减少20％”等。
切记：对目标的陈述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目标要切合实际。不要承诺你做不到的事情。要牢记，资助者希望在项目完成报告里看到的是：项目实际上实现了这些既定目标。如果你还有其它的机构合作伙伴，也要明确说明。
目标人群：
目标人群通常是项目的受益人群。在这一部分中，一定要清楚的写明目标人群，以及其数量，因为这直接关系到项目投入与产出的效益。必要时，还可以把目标群体分为直接目标和间接目标群体。比如“XX市娱乐业服务小姐的性病艾滋病干预”项目的直接目标人群是项目地区娱乐业的服务小姐中的同伴教育员，但间接目标人群却是当地娱乐业的所有服务小姐以及潜在嫖客人群。因为通过干预活动，提高了同伴教育员的知识和技能，从而使之能为其同伴们提供更好、更多、更完善的信息和技能的交流。又比如一个HIV感染者生产自救项目，其直接收益群体是HIV感染者，间接收益群体则是他们的家庭，甚至是整个社会。有些资助方希望目标人群能参与到项目之中。因此，对目标人群参与项目的活动也作些描述：包括参加项目设计，项目活动、活动的主题、时间等；这样，可能会让资助方了解到你的项目不但是针对目标人群而设计的，而且，得到了他们的支持与认可。
解决方案与实施方法：
现在，需要介绍采用什么方法、开展什么活动来实现这些目标。在介绍方法时，你要特别说明这种方法的优越特性。你可以同时列举出其它相关的方法，并对它们进行比较，还可以引用专家的观点和其它失败或成功的案例，等等。总之，要充分说明你选择的方法是最科学、最有效、最经济的。同时，也要说明你的机构在采用这种方法时，也存在一定的风险与挑战。此外，还要提到为了执行这一解决方案，都需要哪些条件与资源，包括：谁？在什么时候？使用什么样的设备？做什么样的事情？做这些事情的人要具备什么样的能力与技能等。最好能在附件中详细描述一下主要工作岗位的职务要求。
项目进度表:
在这一部分中，通常根据各项工作的先后顺序、逻辑关系等写清楚工作流程，再编号和描述项目活动，然后做一个表格，把各项项目活动的先后顺序以及起始时间标注清楚。例如：一个有12项活动内容的一年期项目，先依次将活动标号和活动内容描述清楚，然后画一个月历表格，标注上活动的标号和月份。这样，就可以一目了然地告诉读者“在什么时候做什么”，以及各项活动之间的关联。
项目工作人员：
项目工作人员是项目的执行团队，应包括所有项目组的重要成员的姓名、资历、所在机构等。必要时还需要描述他们与这个项目相关的工作经验、专业背景、学历等也非常重要。项目工作人员的经验与能力往往在很大程度上决定了项目的成败，所以，这也是资助方非常关心的问题。
另外，还要明确项目的管理结构。应该明晰地写出项目总负责人、财务负责人及其它各分项目的负责人。如果是两个或多个机构合作完成一个项目，还要说明各机构的分工。
预算：
这一部分要叙述和分析项目中的各项活动的费用：包括人员、活动、设备费用等。其中，人员经费类别可以包括工资、各种补贴和咨询专家的费用；非人员经费类别可以包括差旅费、场地、交通、设备、通讯、等其它活动费用。通常资助方要求对这些支出要详细的列明计算根据，比如：“印刷宣传单费3000元，计算根据是每份0.5元，印制6000份。”“感染者参与活动误工补贴3000元，计算根据是每人次每日20元，项目活动期间共1500人次参与活动。”。
如果已经有了一部分资金来源，也要注明。而且，要很明显地写出你还需要总数为多少的经费上的支持。
必要的话，与项目相关的财务与审计方法也要在这部分中提到。有些资助方希望了解项目的投入与产出的效益。事实上，NGO服务的另一大特点是社会效益。尽管社会效益比较难量化，但还是可以尽量找一些数据来分析一下社会效益，哪怕只是估算也好。比如，一个戒毒人员的服务机构虽然为吸毒人员提供免费的服务，没有任何收入，但是，还是可以估算出通过服务于一个吸毒人员，可以减少哪些方面的社会问题，可以对吸毒人员的医疗费用、失业、犯罪等相关费用进行估算。总之，你越明确地算出单位成本的投入可以产生的效益，就越能说明你的方法的优越性，也就越能得到资助方的同意。
监控与评估：
监控与评估是项目实施过程中非常重要的部分，也是完成项目目标的重要保证，应该把监控与评估计划写进项目书中。监控与评估的目的是为了达到项目预期的目的，使项目在实施过程中，及时吸取经验及督促项目按时进展。
监控和评估的执行机构可以是来自外部的资助方或其它第三方机构，也可以是项目执行单位的自我评估。项目进行中的评估报告比项目结束的评估还要重要。在项目的不同阶段进行评估，可以使你及时地发现问题，尽早地解决。同时，可以使资助方得到一个信息，那就是你们不但提出了一个很好的计划，而且可以很好地实现这个计划。请注意，项目的实施方法是资助方评判是否给予资助的一个非常重要的因素。有两种可供参考的监控和评估方式。一种是衡量结果，另一种是分析过程。其中一种或者两者都有可能适用于你的项目。你选择何种方式将取决于项目的性质和目标。无论选择何种方式，你都需要说明你准备怎样收集评估信息和进行数据分析，以及在项目进行到哪些阶段时，进行阶段性的评估。评估活动及时间也应该包括在项目实施计划的时间表当中。
无论是监控报告还是评估报告，都应该包括：项目的进展与完成情况、原定计划与现实状况的比较、预测未来实现计划的可能性等。
除项目终了时的评估报告外，根据资助方的要求可能还要提供一些项目中期评估或财务报告等。
附件：
如果有重要的文件或篇幅太长而不适于放在正文中的文件，可以被放在附件当中，比如：机构的介绍、年报、财务与审计报告、名单、数据、图表等。你也可以把那些在正文中会干扰读者或使他们的兴趣偏离主题的部分放到附件当中，但一定不要忘了在正文中标明：详细情况，请察看附件***。总之，附件的目的是使正文紧凑、干净；同时，如果读者对某些问题的细节感兴趣的话，他还可以在附件中找到需要的内容。
在把上面的所有部分都写完以后，现在，你可以回来写项目计划书的最开头部分--"概要"部分了。
概要:
这是最重要的一部分，也是读者最先阅读、浏览的部分。要知道评审专家门可能会非常忙，以致于他们也许没有足够的时间仔细“看”完所有的项目计划书。所以，如果项目书有一个项目“概要”部分的话，这部分将成为影响“初选”结果的决定因素；在概要部分，要把你认为重要的所有信息汇集起来。概要一般要包括：机构的背景信息、使命与宗旨；项目要解决的问题与解决的方法；项目申请方的能力和以往的成功经验，等等。
需要特别指出的是：尽管项目概要部分排在计划书的前半部，但实际上，这一部分是要在写完所有计划书以后，才动手写的。
概要一定是高度概括性的，语言要简练、清晰，最好在半页左右，最长也不要超过一页。刚开始写概要时，你可能会认为哪一部分都很重要，都想放在概要部分中。没关系，如果你写了一个很长的概要，你可以一点一点地把它缩短。不要怕，你最后留下的一定是最重要的。另外，如果希望把项目计划书递交给国际机构，把一个项目计划全部翻译成英文的难度很大。这时，一个简单的处理办法就是只把概要和目录部分写成双语。
至此，应该说基本完成一个项目计划书的主要内容了。希望申请者意识到，申请项目的组织往往要数倍与实际获得资助的组织数，争取项目资金的竞争是显而易见的，因此，写好你的项目书，往往是你获得资助的最关键一步。
